Documentos de texto
El editor de textos de Google Docs

Los documentos de texto, a los que Google Docs se refiere sólo como Documentos, son los que se pueden crear o editar en un sencillo pero potente editor de textos al estilo de Microsoft Word o Pages de Apple que es accesible vía web.

Se accede a este editor desde la pantalla inicial de Google Docs pulsando el botón Crear nuevo y seleccionando la opción Documento.


Una vez que has hecho clic en Crear nuevo>Documento (o doble clic sobre un documento existente) aparece la pantalla principal del editor de Google Docs.

 

Trabajando con documentos: La barra de Menus


1

Es el título del documento. Por defecto aparece Documento sin título. Para dar un título a tu documento tienes que hacer clic en el campo y escribir.

2

Permisos del documento. Si lo acabas de crear aparece como privado.

3

Barra de menús del programa. Se explican más adelante.

4

La barra de herramientas contiene, más o menos, los mismos iconos que realizan funciones similares a los de otros programas de edición de textos.

Imprime el documento que se encuentra en la ventana de edición.

Deshace o rehace la última acción realizada.

Permite acceder al contenido del portapapeles.

Estilos de párrafos. Por defecto está seleccionado el estilo de texto normal. Permite definir hasta seis niveles de títulos.

Tipo y tamaño de letra.

Negrita, cursiva y subrayado.

Color de texto.

Fondo de texto.

Permite añadir un enlace al texto.

Añade una imagen al texto.

Listas numeradas o con viñetas.

Aumenta o disminuye la sangría.

Establece la alineación del texto: alineación a la izquierda, centrado, alineación a la derecha o justificado.

Aumenta o disminuye el interlineado.

Guarda el documento activo. Por defecto Google Docs va guardando el documento a medida que lo vas editando para que en el caso de que se produzca una interrupción, por el motivo que sea, no pierdas nada de lo editado.

Permite iniciar un debate con los colaboradores en forma de Chat.

Permite compartir el documento activo con los contactos que desees en cualquier momento de la edición del texto.

La barra de menús muestra una serie de menús desplegables que te resultarán familiares de otros programas de edición de textos. Su utilización y funciones son muy intuitivas y casi se pueden considerar un standard en este tipo de programas. En muchos menús aparece al lado de la acción un símbolo con una letra. Son los llamados atajos de teclado que permiten trabajar de una manera más rápida que con el ratón. En el menú Ayuda puedes obtener una tabla con todos los atajos de teclado.

Por ejemplo, para abrir un documento puedes pulsar la tecla Control y la tecla O en Windows o la tecla Comando y la tecla O en Mac.

Las opciones del menú con el icono de flecha hacia la derecha muestran nuevas posibilidades de selección.

 

El menu Archivo

El menú Archivo presenta una serie de acciones que se pueden realizar sobre el documento que tienes activo en la ventana de edición. Son las acciones habituales de guardar, abrir, crear un nuevo documento, crear una copia (similar al guardar como de otros programas) obtener una vista previa de impresión del documento, imprimir, y configurar la página y la impresión. Junto a estas opciones más habituales se encuentras dos acciones específicas de Google Docs: Compartir, que ya has visto como funciona, y Descargar como, que permite descargar en tu ordenador una copia del documento activo en algunos de los formatos más habituales de los procesadores de textos: .doc, .odt, .pdf

Una opción muy interesante de este menú desplegable es Ver historial de revisión. A medida que vas redactando y modificando un documento Google Docs va guardando versiones del mismo. Las revisiones de un documento van formando el historial de revisiones, copias antiguas del documento.

 
  

Desde este historial puedes ir seleccionando revisiones para compararlas y, si lo necesitas, basta con hacer clic en el enlace Restaurar esta versión, para volver a la versión guardada. Los distintos colaboradores de han intervenido en una revisión se muestran en distintos colores, con lo que puedes identificar al colaborador que ha realizado determinados cambios. Normalmente, el color del propietario es el color verde.


 El menu Editar

El menú desplegable editar muestra las acciones relacionadas con la edición del texto. Desde este menú puedes deshacer y rehacer una acción, cortar, pegar, seleccionar todo, buscar y sustituir. Todas las acciones tienen asociados los respectivos atajos de teclado (en la imagen se muestran los correspondientes al sistema operativo Windows, que es el que hemos utilizado para elaborar este curso, y son perfectamente válidos para Mac sustituyendo la tecla Control por la tecla Comando que es la correspondiente a ctrl. en ese sistema operativo)


Deshacer y Rehacer va hacia atrás o adelante en la última acción que hayas realizado. Cortar, corta el texto, gráfico o tabla seleccionado y lo deja en el Portapapeles. Copiar copia el texto, gráfico o tabla seleccionado, y lo deja en el Portapapeles. Pegar, pega el texto, gráfico o tabla desde el portapapeles al documento activo. Seleccionar todo selecciona todo el contenido del documento activo y permite realizar con él todo tipo de acciones de edición. Finalmente, Buscar y sustituir te permite buscar términos en el documento y sustituirlos por otro previamente determinado. Esta opción sustituye todos los términos encontrados y no solamente determinados términos.

La función “Deshacer” no opera con esta función, por lo que debes de asegurarte completamente antes de comenzar el proceso de sustitución de un término.

Para usar la función Buscar y sustituir debes de seguir los siguientes pasos:

Haz clic en el menú Editar>Buscar y sustituir.


Introduce los términos que desees en el campo Buscar y en el campo “Sustituir por” escribe los términos por los que los quieras sustituir. Para finalizar haz clic en Sustituir todos.

 

El menu Ver

En este menú puedes encontrar las vistas de trabajo y desde él puedes activar o desactivar la regla, mostrar u ocultar la barra de herramientas para trabajar con ecuaciones, habilitar o deshabilitar las sugerencias ortográficas y ver el documento a pantalla completa.


 

El menu Insertar

Es, probablemente, el menú que vas a utilizar con más frecuencia ya que se utiliza para insertar distintos elementos en el documento.

La primera de las opciones de este menú, Imagen, inserta una imagen en el documento. La imagen puede estar alojada en tu ordenador o bien puedes insertar una imagen desde la web. En el caso de que la imagen esté en internet, puede ser una imagen que has buscado con el buscador de imágenes de Google o bien una imagen tuya que tengas alojada en los álbumes de Picassa (otra herramienta de Google que permite el almacenamiento de imágenes) En cualquier caso, al hacer clic en Insertar>Imagen aparecerá esta ventana:

 
 
 

En la columna de la izquierda se te presentan las opciones enunciadas y en el campo de la derecha puedes realizar la búsqueda de la imagen en tu equipo, en la web o en Picassa.

Una vez que has insertado una imagen en el documento, para suprimirla debes de seleccionarla con el ratón y pulsar la tecla Suprimir (Del)

Al seleccionar la imagen con el ratón aparecen unos cuadraditos en las esquinas. Puedes modificar el tamaño haciendo clic y estirando de uno de ellos.


En la parte inferior aparece un enlace que sirve para situar la imagen en el documento: por defecto aparece Integrar pero si haces clic en Fijo podrás situar la imagen en el lugar de la página que quieras. Si no te interesa esa opción, puedes volver a hacer clic en Fijo.

La siguiente opción de este menú es Enlazar, que permite enlazar una selección del contenido de tu documento.

Hay tres formas de enlazar: a una dirección URL, a una dirección de correo electrónico o a un marcador.


Enlazar a una dirección URL es cuando queremos que al hacer clic en una parte de nuestro documento o en una imagen se enlace a una página web. El enlace a una dirección de correo electrónico abre el programa de correo electrónico que tengas predeterminado y con la dirección de correo ya escrita en el campo “Para”.

La opción enlace a marcador es muy interesante si tienes un documento muy largo y quieres saltar de una parte a otra del documento sin tener que desplazarte por él. Un marcador es un acceso directo a un lugar concreto del documento. Para poder insertar un enlace a marcador, lo primero que tienes que hacer es insertar el marcador en el documento. Para ello tienes que situarte en el lugar del documento en el que quieres enlazar el marcador. Por ejemplo, en un documento con varios capítulos puedes tener interés en ir directamente al comienzo de cada capítulo. En este caso tienes que colocar el cursor en el comienzo del primer capítulo y seguidamente en el menú insertar>marcador. En el campo “Nuevo marcador” tienes que escribir un nombre para que puedas reconocerlo, p.e. Capitulo_uno (tiene que ser un nombre descriptivo, sin espacios ni caracteres especiales), y hacer clic en aceptar. Los marcadores deben ser únicos, así que no podrás repetirlos.

Para insertar el enlace tienes que seleccionar el texto o la imagen que quieres convertir en vínculo y desde el menú insertar>enlazar seleccionar la opción marcador. En el desplegable tienes que seleccionar el marcador deseado y clic en aceptar.

La siguiente opción es insertar ecuación, que abre un espacio en el que puedes insertar una ecuación a través de la barra de herramientas de ecuación.


La opción insertar dibujo abre el editor de dibujos en el que puedes hacer un gráfico a partir de los objetos prediseñados que ofrece o bien hacerlo a mano alzada.


Al terminar el gráfico basta con hacer clic en el botón guardar y cerrar para volver al documento.

El dibujo seleccionado se muestra en el documento con los controles de imagen que ya conoces y con las opciones relacionadas con la ubicación del dibujo idénticas a las de las imágenes.


La opción insertar comentario es una manera sencilla de insertar notas en el contenido del documento que se encuentren visibles para los colaboradores y lectores. Pueden ser un instrumento muy valioso en el momento de comunicarte con los colaboradores sobre partes concretas del documento, así como incluir anotaciones precisas sobre cambios que has hecho o que te gustaría hacer. Cuando se imprima el documento, los comentarios no se verán. Para modificar o eliminar un comentario tienes que hacer clic en el comentario y seleccionar la opción deseada de las que se muestran.

Junto a la opción insertar comentario se encuentra la opción insertar notas a pie de página. Las notas a pie de página se utilizar para aclarar algún concepto, citar bibliografía, etc. Para insertar notas a pie de página en un documento tienes que seguir los siguientes pasos:

1. Colocar el cursor en el lugar en el que quieres insertar la nota. Haz clic en el menú Insertar>Nota a pie de página.

2. Automáticamente aparece el número correspondiente a la nota y el cursor parpadeando junto a él. En ese lugar debes de escribir el texto correspondiente a la nota. Cuando hayas acabado, haz clic fuera de ese espacio.

3. Para editar una nota solamente tienes que hace clic sobre ella. Para eliminarla, selecciona el número de la nota en el texto y haz clic en Suprimir.

Mediante el menú Insertar también puedes incluir caracteres especiales en el documento. Al seleccionar Insertar>Caracteres especiales aparece una ventana en la que encontrarás caracteres que no se encuentran en el teclado.


Haciendo clic en los botones Símbolo o Flechas puedes establecer algunos criterios de búsqueda y limitar el número de caracteres que aparecen en la ventana. En la parte inferior te aparecerán los últimos caracteres especiales utilizados.

Cuando encuentres el que buscas, solamente tienes que seleccionarlo y hacer clic en el botón Aceptar.

Debajo de la opción Insertar caracteres especiales aparece la opción Insertar línea horizontal. Mediante esta opción puedes insertar una línea de separación en el documento.

En el apartado final del menú Insertar hay varias opciones muy interesantes para la edición de documentos.

La primera de ellas es Insertar salto de página, opción muy interesante cuando te interesa no trocear ciertos párrafos. Insertando un salto de página fuerzas a la impresora a imprimir en una página nueva. Se representa como un salto de página normal.

Las siguientes opciones son Insertar cabecera e insertar pie de página. Se representan como un cuadro de texto con líneas punteadas en cuyo interior puedes escribir el texto. Esta función está todavía limitada, por lo que es posible que al exportar un documento no se mantenga.

La última de las opciones de este menú es Insertar índice. Google Docs permite insertar de una forma muy sencilla índices o tablas de contenido con enlaces a cada uno de los apartados del documento. Para poder utilizar esta función, es de vital importancia el uso de los estilos de encabezados y su orden. Para elaborar el índice Google Docs recorrerá el documento, tomando los estilos de título 1 como apartados, los estilos de título 2 como sub apartados y así sucesivamente hasta el estilo de título 6. Si no utilizas estos estilos, Google Docs no podrá hacer el índice.


Para crear el índice, primero tienes que redactar el documento utilizando los estilos de texto. Cuando acabes, tienes que situar el cursor en el punto del documento en el que quieres situar el índice, normalmente al comienzo del documento o al final, y en el menú insertar seleccionar la opción Índice.

 

El menu Formato

En el menú formato se encuentran una serie de opciones relacionadas con el formato del texto del documento, la mayoría de ellas de uso bastante intuitivo y que cuentan con su correspondiente acceso directo en la barra de herramientas. El grupo de las seis primeras herramientas es de uso común en la mayoría de los procesadores de texto.


En el segundo grupo de herramientas las cuatro opciones del menú se despliegan en nuevos menús, como indica el icono de flecha hacia la derecha.

Estilos de párrafo presenta las opciones de estilos de texto que hemos visto anteriormente junto a dos opciones de sangrado de párrafo.

Sangrar un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o hacia la izquierda. Se maneja de forma muy cómoda con las herramientas Aumentar sangría y Disminuir sangría.


Con los estilos puedes resaltar en el texto los títulos, subtítulos o el texto normal. Los títulos van todos en negrita y con un tamaño de texto mayor que el texto normal.

La siguiente opción del menú formato es Alinear. Con esta herramienta puedes alinear el texto a la izquierda, a la derecha, centrado o justificado.


La tercera herramienta permite aumentar o disminuir el espacio entre las líneas del texto, el interlineado. Se puede aumentar o disminuir en cantidades fijas y además aumentar o disminuir el espacio entre los párrafos.

La última herramienta de este grupo se refiere a los estilos de listas. En Google Docs puedes hacer listas numeradas (con distintos tipos de numeración) o listas con viñetas.

La última opción del menú Formato es Borrar formato, que quita todos los estilos al texto seleccionado y sirve para unificar los estilos de un documento.

 

El menu Herramientas

El menú Herramientas ofrece cuatro opciones muy interesantes.


La primera de ellas, Traducir documento…, crea una copia del documento activo en el idioma elegido utilizando el traductor de Google.


La traducción realizada debe tomarse con las debidas cautelas, pero puede servir como punto de partida para que la mejores.

La siguiente opción del menú Herramientas, Definir, te ofrece una definición de la palabra seleccionada utilizando los diccionarios de Google.

Recuento de palabras analiza el documento y te ofrece un conteo de las páginas del documento, de la selección (si es que se ha realizado alguna selección) de las palabras y los caracteres.

Finalmente, en la opción Preferencias, puedes decidir el modo que tiene Google Docs de tratar algunas cuestiones. Por defecto, el programa utiliza comillas tipográficas siempre que encuentre unas comillas simples, y detecta los enlaces automáticamente. También trae una lista de palabras o combinaciones de teclas que convierte automáticamente en símbolos. En esta lista puedes añadir aquellas combinaciones que utilices más frecuentemente añadiéndolas en el recuadro vacío del comienzo. (Cuando completas un recuadro aparece automáticamente otro)


Si quieres eliminar alguna de esas combinaciones predefinidas solamente tienes que hacer clic en el cuadro de verificación de la columna de la izquierda y eliminar la marca.

 

El menu Tabla

Las tablas permiten organizar la información de un documento en filas y columnas.

Una tabla es una agrupación de celdas o casillas agrupadas por filas y columnas y en las que puedes insertar texto, números o gráficos.

Las columnas son agrupaciones de celdas en sentido vertical y las filas son las agrupaciones de celdas en sentido horizontal.

Para insertar una tabla en un documento tienes que abrir el menú desplegable Tabla y seleccionar la opción Insertar tabla. Si es la primera tabla que insertas en el documento, el resto de las opciones de este menú aparecerán deshabilitadas.

 
  

Como puedes ver, la opción Insertar tabla tiene un icono de flecha hacia la derecha que indica que esa opción ofrece varias alternativas. Desplazando el cursor hacia la derecha puedes seleccionar las filas y columnas que desees para la tabla. La selección se irá poniendo de color azulado. Si durante la edición del documento consideras que necesitas más filas o columnas en la tabla, debes de poner el cursor dentro de la tabla y desde el menú tabla puedes añadir o eliminar los elementos que desees.


La última opción del menú Tabla es Propiedades de tabla, que muestra una ventana desde la que puedes modificar determinados parámetros de la tabla. En la primera pestaña, Tabla, puedes modificar el ancho del borde de la tabla y el color de la línea. En la pestaña fila puedes establecer la altura mínima de la fila. En la pestaña columna, se puede establecer el ancho mínimo de la columna y en la pestaña Celda puedes establecer la alineación del contenido de la celda y el color de fondo de la celda.

 

El menu Ayuda

En el menú de ayuda de Google Docs puedes encontrar junto a los enlaces del Centro de asistencia de Google Docs (en inglés) y un foro de ayuda de otros usuarios de Google Docs, una introducción en video y una tabla con los métodos abreviados de teclado que vale la pena imprimir.


Pulsando en el enlace Abrir en una ventana nueva, aparece una tabla con las combinaciones de teclas de métodos abreviados de teclado que agilizan bastante el flujo de trabajo en el documento.