Compartir y publicar

Compartir y publicar

Uno de los mayores atractivos que ofrece Google Docs es la posibilidad de poder compartir los documentos creados con otros usuarios que, pueden desde colaborar en su creación y edición hasta actuar como revisores o lectores. También puedes publicar esos documentos en una dirección propia como si se tratara de una página web.

Lo primero es definir los tipos de permisos que tienen los usuarios con los que compartes los documentos. Estos permisos los define el propietario del documento en el momento de invitar a otros colaboradores y pueden ser revisados en cualquier momento.

  • Propietario es el creador de un documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores y cambiar los privilegios sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en un documento.
  • Colaboradores o Editores son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Pueden leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
  • Lectores, pueden leer el documento, guardarlo o imprimirlo, pero no pueden editarlo.

 

Compartir elementos

Puedes compartir cualquiera de los elementos que tienes en Google Docs. Incluso, puedes compartir colecciones (carpetas) completas. Por eso, si tienes un grupo de personas con las que siempre compartes documentos, te resultará más cómodo compartir una colección, e ir asignando documentos a esa colección.

Puedes compartir un elemento de varias maneras. Si lo tienes abierto en la herramienta con la que lo has creado haz clic en el botón Compartir y selecciona el enlace Compartir. Esa acción abre una ventana en la que puedes ver la configuración de uso compartido de ese documento.


La otra opción para compartir un documento o una colección es desde la ventana principal de Google Docs.

Si lo que quieres es compartir una colección, debes de seleccionar Mis colecciones de la columna de la izquierda y seleccionar la colección que quieres compartir. Seguidamente, haces clic en el enlace Compartir-Configuración de la columna de la derecha. Aparece la misma ventana que apareció anteriormente.


Desde esta ventana puedes compartir el documento o la colección con nuevos usuarios, eliminar usuarios que ya no te interesen y modificar los privilegios de cada uno de los usuarios.


Para invitar a un nuevo colaborador tienes que colocar el cursor en la caja Añadir a personas y escribir su dirección de correo electrónico. Si lo tienes en la libreta de contactos puedes hacer clic en el enlace Elegir de los contactos. Lo habitual es avisar mediante un correo electrónico al nuevo usuario de que hemos compartido con él un documento. Eso se puede hacer automáticamente haciendo clic en la casilla de verificación Enviar notificaciones por correo electrónico. En el cuadro de texto debajo de las direcciones de correo puedes escribir un mensaje personal.

Se puede compartir un documento con un máximo de 100 usuarios pero solamente 10 podrán editarlo de forma simultánea.

Cuando un documento está compartido, puedes gestionar los usuarios del documento desde la pantalla Configuración de uso compartido.


Junto al usuario hay una columna en la que puedes ver los permisos de ese usuario. Si quieres, puedes cambiarlos haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo y seleccionando la opción que más te interese. También puedes eliminar el usuario haciendo clic en el aspa de la derecha.

Cuando te invitan a compartir un documento, quien te haya hecho la invitación puede haberte enviado un mensaje o no. Si lo ha hecho, te llegará un mensaje de correo electrónico. Si no lo has hecho, no serás consciente de tener un documento compartido hasta que no inicies sesión en Google Docs. En ambos casos, verás los documentos compartidos en la pantalla de inicio. Ese documento lo verás como si fuese un documento propio. Y puedes hacer las mismas acciones sobre él que sobre cualquier documento. El documento aparece como nuevo y podrás ver que no eres el propietario. El documento aparecerá en negrita cada vez que un colaborador haya realizado algún cambio.

Cuando algún colaborador tenga abierto el documento podrás verlo en este aviso, que aparece en la parte derecha de la ventana.


En los casos de las hojas de cálculo y las presentaciones se puede pulsar sobre el aviso para iniciar un chat. Si el aviso se pone de color naranja es que otro usuario ha abierto el chat y escrito un mensaje.

Hay que tener en cuenta que los cambios de un colaborador no se reflejan de manera instantánea en las pantallas de los demás. Puede que dos colaboradores coincidan y modifiquen el mismo dato. En este caso prevalece la modificación que se ha hecho primero. En estas ocasiones es cuando cobra sentido el uso de los comentarios.

Hay otra forma de compartir un documento, que permite compartirlo con cualquier usuario que conozca la URL del documento. Esta URL se genera usando la opción Compartir desde la ventana principal de Google Docs. En la ventana de Configuración de uso compartido. En esta ventana hay que pulsar el enlace Cambiar.


Aparece una nueva ventana en la que tienes que seleccionar la opción de visibilidad Cualquier usuario que reciba el enlace. Al pulsar en Guardar vuelve a la ventana anterior, pero ahora ya muestra el enlace.


Si marcas la casilla de verificación Permitir que cualquier persona modifique los elementos, el usuario que reciba el enlace podrá editar el documento.

Puedes copiar y pegar este enlace en un mensaje de correo electrónico y enviarlo a quien desees. Además, no necesitará tener cuenta en GMail para acceder al documento.


En cualquier momento puedes cambiar esta configuración desde el enlace Cambiar.

Publicar un documento en Google Docs es, como se dice coloquialmente, colgarlo en internet.

Cuando publicas un documento permites que ese documento sea visto por cualquier usuario de internet que tenga la dirección URL de ese documento, como si de una página web se tratase.

La diferencia de acceder al documento de este modo y acceder como lector es que el lector tiene disponibles las opciones de impresión y de guardado como uno de los formatos de archivo soportados.

La publicación del documento de esta forma se gestiona también desde el botón Compartir de la pantalla de edición del documento, seleccionado la opción Publicar/Insertar, o bien desde el enlace Compartir-Configuración de la ventana inicial de Google Docs cuando tienes un documento seleccionado, en la configuración de uso compartido.


Hay que seleccionar la opción Público en la web y pulsar el botón Guardar.


En ambos casos accedes a la pantalla para un documento no publicado (en el caso de la imagen, una presentación)


Al publicar el documento aparece una nueva ventana que te informa del enlace del documento y un código para que puedas insertar el reproductor en un blog o en una página web.


Desde esta ventana puedes especificar el tamaño del reproductor de presentaciones, si se inicia la presentación nada más cargar el reproductor o si se reinicia la presentación indefinidamente con sólo marcar la casilla de verificación correspondiente. En cualquier momento puedes volver a esta página y detener la publicación del documento con sólo pulsar el botón Detener publicación.

La principal diferencia entre publicar y el enlace para compartir es que con el enlace muestras el documento actual, mientras que al publicar publicas una versión. Y si no lo actualizas, será distinta del documento original a medida que éste vaya siendo modificado.

Una vez que has publicado un documento, al seleccionar la opción Publicar/insertar del botón Compartir vas a ver la ventana anterior en la que puedes ver las opciones del documento, el enlace, el código y el botón Detener publicación.

 

Revisiones

Lo habitual cuando creas un documento en Google Docs es que éste sea revisado y guardado muchas veces y puede llegar el momento en el que te interese recuperar una versión que tenías varios días antes de que la modificase un colaborador o que quieras echarle un vistazo.

Ésa es la utilidad de las revisiones de Google Docs. Las revisiones de un documento forman un historial de las versiones anteriores, copias antiguas del documento. En ellas aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores si es un documento compartido.

Puedes acceder a la pantalla de revisiones desde la pantalla de edición del documento en el menú desplegable Archivo>Ver Historial de revisión.


La imagen siguiente corresponde a una presentación (pero es similar a la de otros documentos)


En el historial puedes ver una relación de las revisiones que se han hecho al documento y un resumen de lo que se ha añadido o quitado.

Basta con pulsar el enlace correspondiente a la revisión que te interese para que te la muestre en pantalla. Si quieres volver a esa revisión solamente tienes que pulsar el botón Recuperar esta versión.


En los documentos compartidos puedes ver con un código de colores a los colaboradores que han realizado cambios en un documento. En este caso, se trata de un documento de texto, para ver los cambios realizados en cada una de las versiones hay que seleccionar la revisión y ésta aparece a la izquierda del historial. Para restaurar la versión tienes que hacer clic en Restaurar esta revisión.

 

Descargar, enviar por correo e imprimir

Otra opción de que dispones en Google Docs es descargar el documento a tu disco duro para editarlo después con otros programas.

Primero debes de seleccionar el formato en el que lo quieres guardar. Para ello debes de pensar que es lo que vas a hacer después con el documento y de que programas dispones para modificarlo.

Google Docs puede guardar documentos en los siguientes formatos:

Documentos de texto
Word (.doc)

Se abren con Microsoft Word o con algún programa compatible, p.e. OpenOffice Writer.

OpenOffice (.odt)

Necesitas OpenOffice para abrirlo.

PDF (.pdf)

Se abre con Adobe Acrobat Reader. Se pueden proteger para que no se puedan modificar. Sólo se pueden descargar como PDF y no se pueden convertir fácilmente a otros formatos.

RTF (.rtf)

Es un archivo de texto con formato que se puede abrir con la mayoría de los editores de texto.

Texto sin formato (.txt)

Es un archivo de texto plano. Se abre con el bloc de notas.

HTML (.html)

Como una página web. Puedes abrirlo con cualquier navegador.

Presentaciones
PowerPoint (.ppt)

Se descarga como un archivo de presentación que se puede abrir con Microsoft PowerPoint o con OpenOffice Impress.

PDF (.pdf)

La presentación se descarga como un archivo PDF que no puede ser editado fácilmente.

Texto (.txt)

Se descarga sólo el texto de las diapositivas en un archivo de texto sin formato.

Hojas de cálculo
Excel (.xls)

Se guarda como una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

OpenOffice (.ods)

Se guarda como una hoja de cálculo editable con OpenOffice Calc.

PDF (.pdf)

Se guarda como un archivo PDF.

CSV (.csv)

Es un formato de archivo de texto en el que cada fila forma una línea y los valores se separan por comas. Se puede utilizar por muchos programas.

Texto (.txt)

Se guarda como un archivo de texto plano.

HTML (.html)

Se guarda como una página web que contiene una tabla con los datos de la hoja de cálculo.

Dibujos
PNG

Es el tipo de archivo más adecuado para exportar texto, gráficos y dibujos y, además, soporta transparencia.

JPEG

Es el formato más adecuado para fotografía, aunque no soporta transparencia.

SVG

Es un formato de archivo vectorial que conserva los trazos originales, por lo que se puede editar con el programa adecuado.

PDF

El dibujo se guarda como un archivo PDF.

Los archivos se pueden descargar a tu disco duro de las siguientes formas:

Desde la pantalla de edición. En el menú desplegable Archivo>Descargar archivo como y seleccionar desde el submenú el formato de archivo que desees.


Desde la pantalla de inicio de Google Docs. Desde aquí tienes la ventaja de que puedes descargar varios elementos al mismo tiempo. Una vez que has seleccionado los documentos que quieres descargar, pulsas el enlace Descargar en la columna de la derecha.


Seguidamente se abre una nueva ventana que te muestra los documentos que vas a descargar y te permite seleccionar el formato que deseas de una lista desplegable.


Esta ventana te permite seleccionar el tipo de archivo a descargar, para todos los elementos seleccionados o para cada uno en particular. Los archivos irán todos comprimidos en un único archivo con formato .zip que se descomprime con Winzip, Winrar y múltiples utilidades de comprensión.

Cuando pulses el botón Descargar y, dependiendo del navegador que utilices, se abrirá una ventana diciendo si quieres guardar el documento o abrirlo.


Si decides guardarlo, se abrirá una nueva ventana para que selecciones la ubicación de tu ordenador en el que desees dejar el archivo.

Si en vez de descargar el documento deseas enviarlo por correo electrónico puedes hacerlo desde la ventana de edición de documentos pulsando en el botón Compartir y seleccionando la opción que desees: enviar por correo electrónico o enviar como adjunto de correo electrónico. En el primer caso en el cuerpo del propio mensaje irá un enlace al documento, en el segundo caso el documento irá como adjunto al mensaje de correo electrónico y tendrás que seleccionar el formato del documento de entre los que es posible exportarlo.


En ambos casos aparecerá una ventana similar en la que puedes elegir los destinatarios de correo y un cuadro de texto para que escribas un mensaje.


En este caso es la ventana que permite enviar el documento como archivo adjunto y en ella puedes seleccionar en la parte superior el formato de archivo que deseas enviar, en el campo Para tienes que escribir los destinatarios de correo electrónico o elegirlos de entre tus contactos. En el asunto puedes escribir algo relacionado con el documento y en el cuerpo de mensaje puedes escribir todo lo que quieras.

Si marcas la casilla de verificación Enviarme una copia, recibirás una copia del mensaje en tu correo electrónico.

Finalmente tienes que pulsar en el botón Enviar para enviar el mensaje.

 

Imprimir un documento

Para poder imprimir un documento de Google Docs debes ser el propietario, uno de los colaboradores o por lo menos, lector. Si no estás en uno de esos casos, solamente podrás imprimir una página web.

Para poder imprimir un documento debes de estar en la pantalla de edición.

Puedes imprimir, bien pulsando el icono de la barra de herramientas    o bien con la combinación de teclas Ctrl+P.

También puedes encontrar la opción Imprimir en el menú Archivo, donde también encontrarás la opción Configuración de la impresión.


Al pulsar sobre esta opción, se muestra una ventana que te permite configurar el documento para su impresión.

En esta ventana puedes encontrar las opciones típicas de impresión: Orientación del papel, tamaño del papel, márgenes, incluir los números de página o no, e incluir los comentarios del documento.

Al aceptar e imprimir, lo que hace Google Docs es crear un documento PDF con la configuración que hayas elegido (salvo que hayas optado por imprimir como página web) y es eso lo que envía al sistema operativo para su impresión. Por este motivo, se abre el programa que tengas asociado para leer los documentos PDF y desde aquí es desde donde puedes imprimir el documento.