Uno de los mayores atractivos que ofrece Google Docs es la
posibilidad de poder compartir los documentos creados con otros
usuarios que, pueden desde colaborar en su creación y edición hasta
actuar como revisores o lectores. También puedes publicar esos
documentos en una dirección propia como si se tratara de una página
web.
Lo primero es definir los tipos de
permisos que tienen los usuarios con los que compartes los
documentos. Estos permisos los define el propietario del documento
en el momento de invitar a otros colaboradores y pueden ser
revisados en cualquier momento.
Propietario es el creador de un documento. Puede editar el documento
y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores y cambiar los
privilegios sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la
participación del propietario en un documento.
Colaboradores o Editores son invitados por el propietario, aunque a
su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Pueden leer,
modificar, guardar e imprimir el documento.
Lectores, pueden leer el documento, guardarlo o imprimirlo, pero no
pueden editarlo.
Compartir elementos
Puedes compartir cualquiera de los elementos que tienes en Google
Docs. Incluso, puedes compartir colecciones (carpetas) completas.
Por eso, si tienes un grupo de personas con las que siempre
compartes documentos, te resultará más cómodo compartir una
colección, e ir asignando documentos a esa colección.
Puedes compartir un elemento de varias maneras. Si lo tienes abierto
en la herramienta con la que lo has creado haz clic en el botón
Compartir y selecciona el enlace Compartir. Esa acción abre una
ventana en la que puedes ver la configuración de uso compartido de
ese documento.
La
otra opción para compartir un documento o una colección es desde la
ventana principal de Google Docs.
Si
lo que quieres es compartir una colección, debes de seleccionar Mis
colecciones de la columna de la izquierda y seleccionar la colección
que quieres compartir. Seguidamente, haces clic en el enlace
Compartir-Configuración de la columna de la derecha. Aparece la
misma ventana que apareció anteriormente.
Desde esta ventana puedes compartir el documento o la colección con
nuevos usuarios, eliminar usuarios que ya no te interesen y
modificar los privilegios de cada uno de los usuarios.
Para invitar a un nuevo colaborador tienes que colocar el cursor en
la caja Añadir a personas y escribir su dirección de correo
electrónico. Si lo tienes en la libreta de contactos puedes hacer
clic en el enlace Elegir de los contactos. Lo habitual es avisar
mediante un correo electrónico al nuevo usuario de que hemos
compartido con él un documento. Eso se puede hacer automáticamente
haciendo clic en la casilla de verificación Enviar notificaciones
por correo electrónico. En el cuadro de texto debajo de las
direcciones de correo puedes escribir un mensaje personal.
Se
puede compartir un documento con un máximo de 100 usuarios pero
solamente 10 podrán editarlo de forma simultánea.
Cuando un documento está compartido, puedes gestionar los usuarios
del documento desde la pantalla Configuración de uso compartido.
Junto al usuario hay una columna en la que puedes ver los permisos
de ese usuario. Si quieres, puedes cambiarlos haciendo clic en el
icono de flecha hacia abajo y seleccionando la opción que más te
interese. También puedes eliminar el usuario haciendo clic en el
aspa de la derecha.
Cuando te invitan a compartir un documento, quien te haya hecho la
invitación puede haberte enviado un mensaje o no. Si lo ha hecho, te
llegará un mensaje de correo electrónico. Si no lo has hecho, no
serás consciente de tener un documento compartido hasta que no
inicies sesión en Google Docs. En ambos casos, verás los documentos
compartidos en la pantalla de inicio. Ese documento lo verás como si
fuese un documento propio. Y puedes hacer las mismas acciones sobre
él que sobre cualquier documento. El documento aparece como nuevo y
podrás ver que no eres el propietario. El documento aparecerá en
negrita cada vez que un colaborador haya realizado algún cambio.
Cuando algún colaborador tenga abierto el documento podrás verlo en
este aviso, que aparece en la parte derecha de la ventana.
En
los casos de las hojas de cálculo y las presentaciones se puede
pulsar sobre el aviso para iniciar un chat. Si el aviso se pone de
color naranja es que otro usuario ha abierto el chat y escrito un
mensaje.
Hay
que tener en cuenta que los cambios de un colaborador no se reflejan
de manera instantánea en las pantallas de los demás. Puede que dos
colaboradores coincidan y modifiquen el mismo dato. En este caso
prevalece la modificación que se ha hecho primero. En estas
ocasiones es cuando cobra sentido el uso de los comentarios.
Hay
otra forma de compartir un documento, que permite compartirlo con
cualquier usuario que conozca la URL del documento. Esta URL se
genera usando la opción Compartir desde la ventana principal de
Google Docs. En la ventana de Configuración de uso compartido. En
esta ventana hay que pulsar el enlace Cambiar.
Aparece una nueva ventana en la que tienes que seleccionar la opción
de visibilidad Cualquier usuario que reciba el enlace. Al pulsar en
Guardar vuelve a la ventana anterior, pero ahora ya muestra el
enlace.
Si
marcas la casilla de verificación Permitir que cualquier persona
modifique los elementos, el usuario que reciba el enlace podrá
editar el documento.
Puedes copiar y pegar este enlace en un mensaje de correo
electrónico y enviarlo a quien desees. Además, no necesitará tener
cuenta en GMail para acceder al documento.
En
cualquier momento puedes cambiar esta configuración desde el enlace
Cambiar.
Publicar un documento en Google Docs es, como se dice
coloquialmente, colgarlo en internet.
Cuando publicas un documento permites que ese documento sea visto
por cualquier usuario de internet que tenga la dirección URL de ese
documento, como si de una página web se tratase.
La
diferencia de acceder al documento de este modo y acceder como
lector es que el lector tiene disponibles las opciones de impresión
y de guardado como uno de los formatos de archivo soportados.
La
publicación del documento de esta forma se gestiona también desde el
botón Compartir de la pantalla de edición del documento,
seleccionado la opción Publicar/Insertar, o bien desde el enlace
Compartir-Configuración de la ventana inicial de Google Docs cuando
tienes un documento seleccionado, en la configuración de uso
compartido.
Hay
que seleccionar la opción Público en la web y pulsar el botón
Guardar.
En
ambos casos accedes a la pantalla para un documento no publicado (en
el caso de la imagen, una presentación)
Al
publicar el documento aparece una nueva ventana que te informa del
enlace del documento y un código para que puedas insertar el
reproductor en un blog o en una página web.
Desde esta ventana puedes especificar el tamaño del reproductor de
presentaciones, si se inicia la presentación nada más cargar el
reproductor o si se reinicia la presentación indefinidamente con
sólo marcar la casilla de verificación correspondiente. En cualquier
momento puedes volver a esta página y detener la publicación del
documento con sólo pulsar el botón Detener publicación.
La
principal diferencia entre publicar y el enlace para compartir es
que con el enlace muestras el documento actual, mientras que al
publicar publicas una versión. Y si no lo actualizas, será distinta
del documento original a medida que éste vaya siendo modificado.
Una
vez que has publicado un documento, al seleccionar la opción
Publicar/insertar del botón Compartir vas a ver la ventana anterior
en la que puedes ver las opciones del documento, el enlace, el
código y el botón Detener publicación.
Revisiones
Lo
habitual cuando creas un documento en Google Docs es que éste sea
revisado y guardado muchas veces y puede llegar el momento en el que
te interese recuperar una versión que tenías varios días antes de
que la modificase un colaborador o que quieras echarle un vistazo.
Ésa
es la utilidad de las revisiones de Google Docs. Las revisiones de
un documento forman un historial de las versiones anteriores, copias
antiguas del documento. En ellas aparecen las modificaciones hechas
por nuestros colaboradores si es un documento compartido.
Puedes acceder a la pantalla de revisiones desde la pantalla de
edición del documento en el menú desplegable Archivo>Ver Historial
de revisión.
La
imagen siguiente corresponde a una presentación (pero es similar a
la de otros documentos)
En
el historial puedes ver una relación de las revisiones que se han
hecho al documento y un resumen de lo que se ha añadido o quitado.
Basta con pulsar el enlace correspondiente a la revisión que te
interese para que te la muestre en pantalla. Si quieres volver a esa
revisión solamente tienes que pulsar el botón Recuperar esta
versión.
En
los documentos compartidos puedes ver con un código de colores a los
colaboradores que han realizado cambios en un documento. En este
caso, se trata de un documento de texto, para ver los cambios
realizados en cada una de las versiones hay que seleccionar la
revisión y ésta aparece a la izquierda del historial. Para restaurar
la versión tienes que hacer clic en Restaurar esta revisión.
Descargar, enviar por correo e imprimir
Otra opción de que dispones en Google Docs es descargar el documento
a tu disco duro para editarlo después con otros programas.
Primero debes de seleccionar el formato en el que lo quieres
guardar. Para ello debes de pensar que es lo que vas a hacer después
con el documento y de que programas dispones para modificarlo.
Google Docs puede guardar documentos en los siguientes formatos:
Documentos de texto
Word (.doc)
Se abren con Microsoft Word o con
algún programa compatible, p.e. OpenOffice Writer.
OpenOffice (.odt)
Necesitas OpenOffice para abrirlo.
PDF (.pdf)
Se abre con Adobe Acrobat Reader.
Se pueden proteger para que no se puedan modificar. Sólo
se pueden descargar como PDF y no se pueden convertir
fácilmente a otros formatos.
RTF (.rtf)
Es un archivo de texto con formato
que se puede abrir con la mayoría de los editores de
texto.
Texto sin formato (.txt)
Es un archivo de texto plano. Se
abre con el bloc de notas.
HTML (.html)
Como una página web. Puedes
abrirlo con cualquier navegador.
Presentaciones
PowerPoint (.ppt)
Se descarga como un archivo de
presentación que se puede abrir con Microsoft PowerPoint
o con OpenOffice Impress.
PDF (.pdf)
La presentación se descarga como
un archivo PDF que no puede ser editado fácilmente.
Texto (.txt)
Se descarga sólo el texto de las
diapositivas en un archivo de texto sin formato.
Hojas de cálculo
Excel (.xls)
Se guarda como una hoja de cálculo
de Microsoft Excel.
OpenOffice (.ods)
Se guarda como una hoja de cálculo
editable con OpenOffice Calc.
PDF (.pdf)
Se guarda como un archivo PDF.
CSV (.csv)
Es un formato de archivo de texto
en el que cada fila forma una línea y los valores se
separan por comas. Se puede utilizar por muchos
programas.
Texto (.txt)
Se guarda como un archivo de texto
plano.
HTML (.html)
Se guarda como una página web que
contiene una tabla con los datos de la hoja de cálculo.
Dibujos
PNG
Es el tipo de archivo más adecuado
para exportar texto, gráficos y dibujos y, además,
soporta transparencia.
JPEG
Es el formato más adecuado para
fotografía, aunque no soporta transparencia.
SVG
Es un formato de archivo vectorial
que conserva los trazos originales, por lo que se puede
editar con el programa adecuado.
PDF
El dibujo se guarda como un
archivo PDF.
Los
archivos se pueden descargar a tu disco duro de las siguientes
formas:
Desde la pantalla de edición. En el menú desplegable
Archivo>Descargar archivo como y seleccionar desde el submenú el
formato de archivo que desees.
Desde la pantalla de inicio de Google Docs. Desde aquí tienes la
ventaja de que puedes descargar varios elementos al mismo tiempo.
Una vez que has seleccionado los documentos que quieres descargar,
pulsas el enlace Descargar en la columna de la derecha.
Seguidamente se abre una nueva ventana que te muestra los documentos
que vas a descargar y te permite seleccionar el formato que deseas
de una lista desplegable.
Esta ventana te permite seleccionar el tipo de archivo a descargar,
para todos los elementos seleccionados o para cada uno en
particular. Los archivos irán todos comprimidos en un único archivo
con formato .zip que se descomprime con Winzip, Winrar y múltiples
utilidades de comprensión.
Cuando pulses el botón Descargar y, dependiendo del navegador que
utilices, se abrirá una ventana diciendo si quieres guardar el
documento o abrirlo.
Si
decides guardarlo, se abrirá una nueva ventana para que selecciones
la ubicación de tu ordenador en el que desees dejar el archivo.
Si
en vez de descargar el documento deseas enviarlo por correo
electrónico puedes hacerlo desde la ventana de edición de documentos
pulsando en el botón Compartir y seleccionando la opción que desees:
enviar por correo electrónico o enviar como adjunto de correo
electrónico. En el primer caso en el cuerpo del propio mensaje irá
un enlace al documento, en el segundo caso el documento irá como
adjunto al mensaje de correo electrónico y tendrás que seleccionar
el formato del documento de entre los que es posible exportarlo.
En
ambos casos aparecerá una ventana similar en la que puedes elegir
los destinatarios de correo y un cuadro de texto para que escribas
un mensaje.
En
este caso es la ventana que permite enviar el documento como archivo
adjunto y en ella puedes seleccionar en la parte superior el formato
de archivo que deseas enviar, en el campo Para tienes que escribir
los destinatarios de correo electrónico o elegirlos de entre tus
contactos. En el asunto puedes escribir algo relacionado con el
documento y en el cuerpo de mensaje puedes escribir todo lo que
quieras.
Si
marcas la casilla de verificación Enviarme una copia, recibirás una
copia del mensaje en tu correo electrónico.
Finalmente tienes que pulsar en el botón Enviar para enviar el
mensaje.
Imprimir un documento
Para poder imprimir un documento de Google Docs debes ser el
propietario, uno de los colaboradores o por lo menos, lector. Si no
estás en uno de esos casos, solamente podrás imprimir una página web.
Para poder imprimir un documento debes de estar en la pantalla de
edición.
Puedes imprimir, bien pulsando el icono de la barra de herramientas
o bien con la combinación de teclas Ctrl+P.
También puedes encontrar la opción Imprimir en el menú Archivo,
donde también encontrarás la opción Configuración de la impresión.
Al pulsar sobre esta opción, se muestra una ventana que te permite
configurar el documento para su impresión.
En esta ventana puedes encontrar las opciones típicas de impresión:
Orientación del papel, tamaño del papel, márgenes, incluir los
números de página o no, e incluir los comentarios del documento.
Al aceptar e imprimir, lo que hace Google Docs es crear un documento
PDF con la configuración que hayas elegido (salvo que hayas optado
por imprimir como página web) y es eso lo que envía al sistema
operativo para su impresión. Por este motivo, se abre el programa
que tengas asociado para leer los documentos PDF y desde aquí es
desde donde puedes imprimir el documento.