GMail: el correo de Google

El correo electrónico incluido en PNTE Apps es el servicio de correo ofrecido habitualmente por la compañía Google y personalizado para el Departamento de Educación del  Gobierno de Navarra. Puede ser utilizado desde el navegador de internet y en clientes de correo como Thunderbird, Outlook Express o Apple Mail. También es accesible desde teléfonos móviles.



Las principales características de este servicio de correo son:

  • Ofrece una gran capacidad de almacenamiento (25 Gb)
  • Sistema de etiquetas en sustitución de las carpetas tradicionales.
  • Excelente filtro anti-spam.
  • Disponible para teléfonos móviles.
  • Soportado por la mayoría de los navegadores.

 Existen varias maneras de entrar. La más habitual es desde la dirección url

 http://mail.educacion.navarra.es

 Desde la pantalla inicial es preciso identificarse. 



El nombre de usuario y la contraseña se introducen en los dos campos de la parte izquierda. Antes de pinchar en Iniciar sesión  conviene entender el sentido del control No cerrar sesión. Su finalidad es simplificar el acceso cuando se trabaja desde un ordenador conocido (normalmente el de casa). Si se tiene activada esta opción, en lo sucesivo, desde ese ordenador, no vuelve a preguntar los datos de entrada. Es fácil entender que no resulta recomendable aplicarla cuando se usa un ordenador compartido.

Si la identificación ha resultado correcta, ya nos encontramos en la pantalla del correo electrónico de PNTE Apps.


La identificación en las herramientas de PNTE Apps es única para cada sesión de trabajo, de modo que si ya estábamos en otra aplicación, para consultar el correo, basta con pulsar en el enlace Correo en la parte superior de la aplicación.


Esta barra, recoge todas las aplicaciones de Google Apps, y resulta un método sencillo  y rápido para pasar de una a otra sin necesidad de identificarse en cada una de ellas.


Tu cuenta de correo

El aspecto del servicio de correo de PNTE Apps  resultará muy familiar a los usuarios de Gmail. De no ser así, se comprobará que es muy intuitivo. En cualquier caso, con las indicaciones de este documento se le puede sacar todo el partido a esta herramienta.


La pantalla de PNTE Apps informa del nombre del usuario de la cuenta activa en cada momento, por medio de la barra superior.




La flecha a la derecha del nombre despliega un cuadro con la información del usuario de la cuenta. El botón Configuración de cuenta abre una nueva ventana con múltiples opciones de configuración, como por ejemplo, cambiar la contraseña, conectar o desconectar otras cuentas de correo, ver la actividad o las aplicaciones accesibles desde esta cuenta.


Los dos botones inferiores ofrecen la posibilidad de añadir una cuenta o de cerrar la sesión. Esta cuestión es importante. Si estamos en un ordenador público se deber cerrar la sesión una vez hayamos acabado de usar PNTE Apps, porque de lo contrario, cualquier usuario del ordenador puede manejar en nuestro correo.

La parte central de esta barra contiene la herramienta de búsqueda, muy útil para gestionar nuestros mensajes. La flecha de la parte derecha del cuadro de búsqueda abre una ventana que facilita la introducción de criterios de búsqueda de mensajes.

Si seguimos desciendo por la pantalla, nos encontramos con una nueva barra, la de herramientas de mensajes que pasamos a describir a continuación. 



La flecha del cuadro Correo despliega un menú para seleccionar las diferentes acciones que se pueden realizar con el correo: redactar un mensaje, ordenar los recibidos por diferentes criterios,  o gestionar los contactos.


Si se selecciona algún mensaje, la barra cambia de aspecto, ofreciendo nuevas funciones para la administración de los mensajes: archivar, marcar como spam, borrar, mover a otra ubicación, crear etiquetas y muchas más. 





En todos las barras de herramientas ocurre que si se pasa el ratón por encima de los iconos, una ayuda rápida emerge sobre las acciones que se pueden realizar con cada uno de ellos, facilitando enormemente el aprendizaje.

Los botones de la partes derecha se dedican a la navegación por los mensajes pudiendo avanzar o retroceder por el listado de correos. El icono en forma de rueda estrellada proporciona diferentes formas de visualizar la información así como el acceso a una pantalla de opciones de configuración. Ésta se merece un análisis más detallado y se retomará más adelante.

Una vez reconocido el terreno, veremos las funciones básicas del correo electrónico de PNTE Apps. 


Redactar mensaje

Desde la página principal de GMail  se pulsa el  botón Redactar .


La nueva pantalla ofrece una serie de campos para completar nuestro mensaje.

  • Para : facilita la introducción del o de los destinatarios. Añadir CC, se usa para añadir destinatarios que recibirán una copia del mensaje. Añadir CCo, también añade destinatarios, con la diferencia, que los demás, no sabrán que éstos recibirán una copia, es decir que su dirección permanece oculta.
  • Asunto: identifica el mensaje. Es el nombre del mensaje que veremos en la relación de los correos enviados.
  • Adjuntar un archivo: permite agregar un archivo al mensaje.

La barra que separa estos campos del cuadro dedicado a la redacción del contenido del correo, incorpora las funciones típicas de formateo de texto que se usarán para resaltar en negrito, poner en itálica, insertar una viñeta, centrar, etc.



Una vez terminado el mensaje, basta pulsar el botón Enviar para hacerlo llegar a los destinatarios.


Si bien Google va guardando como borrador el texto a medida que se va escribiendo, es posible archivar el contenido de un mensaje pulsando en el botón Guardar ahora. El botón Descartar  elimina el borrador.


Lectura

GMail muestra el total de mensajes sin leer junto a la etiqueta Recibidos y en la barra de título del navegador. El servicio comprueba si existen mensajes nuevos cada dos minutos y actualiza el recuento si es necesario.

Como en la mayoría de los programas de correo, los mensajes no leídos aparecen en negrita. Pulsando sobre un mensaje se abre en la misma ventana para facilitar su lectura. Para volver a la bandeja de entrada basta  con pinchar sobre el enlace Recibidos del menú de la barra lateral a la izquierda de la ventana


Etiquetas

Siempre que se precisa administrar una gran cantidad de información se recurre al uso de carpetas que facilitan la ordenación de los datos. Google ha introducido un  concepto nuevo que simplifica el trabajo y aumenta las posibilidades de uso. Se trata de las etiquetas. Iremos viendo cómo sacarle todo el partido.

Si nos situamos en la pantalla de gmail, la que muestra los mensajes, vemos a la izquierda una columna lateral con dos zonas bien definidas. Debajo del botón REDACTAR, aparecen una serie de enlaces (Recibidos, Destacados, Importante, etc.) que los creadores de este servicio de correo denominan Etiquetas. Tienen la misma función que las carpetas del sistema operativo y nos ayudarán a mantener organizados y asequibles nuestros mensajes de correo. En la parte inferior se encuentra la herramienta de Chat. Bajo ella se sitúa una lista con los contactos de correo.


Debajo de la etiqueta Recibidos, es decir la bandeja de entrada, todas las cuentas disponen de una serie de etiquetas proporcionadas por Google. Se pueden añadir tantas como se necesitan. Para ello, pulsamos sobre la fecha del botón  Más.


Se despliegan todas las etiquetas y dos botones muy interesantes: Administrar etiquetas y Crear etiqueta nueva.


Cuando se añade una nueva etiqueta, emerge una ventana en la que se inserta su nombre. Además, si queremos, podemos, pinchando en el cuadro Anidar etiqueta en seleccionar la etiqueta de la que dependerá. Es como si se colocara una carpeta dentro de otra.

Si se colocar el cursos junto a una etiqueta ya creada, aparece una flecha hacia abajo. Al hacer clic sobre ella, aparece esta otra ventana.


Desde aquí se puede elegir el color, cambiar algunos parámetros e incluso modificar la etiqueta, eliminarla o añadir otra anidada.

Esto abre una amplia gama de posibilidades de organización y personalización de los mensajes. Cada vez que se pincha en el nombre de una etiqueta, en la ventana de correo aparecerán todos los mensajes a los que se les haya asignado esa etiqueta.



Una posibilidad rápida de destacar mensajes son la estrella que aparece junto al nombre del remitente del mensaje y el icono en forma de carpeta. Los mensajes marcados con la estrella van a la etiqueta Destacados y los marcados con el icono de la carpeta van a la etiqueta Importante, dos etiquetas que el servicio trae activas por defecto.

Al hacer clic en el botón Archivar de la  barra superior con un mensaje seleccionado, el mensaje desaparece de la etiqueta Recibidos y pasa a la etiqueta Todos. Ésta no se muestra por defecto,  de modo que para ver su contenido es preciso pinchar sobre  la etiqueta Más que aparece al final de la lista. Al hacer clic en esa etiqueta se muestran todas las que estaban ocultas. Para que alguna de ellas permanezcan visible permanentemente, basta con arrastrarla hasta el sitio deseado.


Conversaciones

El servicio de correo electrónico de PNTE Apps  agrupa todas las respuestas con sus respectivos mensajes originales para formar una conversación. En otros sistemas de correo electrónico las respuestas aparecen como nuevos mensajes de correo, lo que obliga a revisar todo el correo para seguir una conversación.



La imagen muestra una conversación con un total de 6 mensajes.
Al abrir una conversación los mensajes se muestran estructurados uno encima de otro. Para ver todos los mensajes de una conversación se pulsa en Mostrar todos que se encuentra en la parte superior derecha de la conversación.



Responder mensajes

Como se acaba de comprobar, al conjunto de mensajes recibidos y sus respuestas correspondientes, el servicio de correo  lo considera una conversación.

Para responder, se pincha en el icono Responder que se encuentra en la parte superior del mensaje.




Reenviar mensajes

Para reenviar un mensaje se abre la conversación correspondiente, se selecciona el mensaje que deseas reenviar, se pincha sobre la flecha junto al icono Responder y se elige en el menú la opción Reenviar.




El campo Para tiene que contener, al menos una dirección de correo electrónico. El reenvío de mensajes se puede hacer a varios destinatarios utilizando las opciones Añadir CC y Añadir CCO. Si el mensaje contiene archivos adjuntos y no se quieren reenviar, see desmarca la casilla de verificación debajo del campo Asunto. Una vez completados estos pasos se pulsa el botón Enviar.

Si se desea enviar una conversación completa, se abre la conversación y haciendo clic en la flecha que hay junto a Responder , se abre el menú desplegable y se selecciona de este menú la opción Reenviar. Se añadirán todos los mensajes que contenga en uno único. Cada uno de ellos se marcará claramente y se clasificarán por orden cronológico.


Límite de envíos

Para evitar el uso inadecuado del correo y luchar contra el spam, GMail deshabilitará la cuenta si se envía un mensaje a más de 500 destinatarios o una gran cantidad de mensajes. La cuenta se rehabilitará en 24 horas.


Envío de archivos adjuntos

Para añadir un archivo adjunto a un mensaje se siguen los pasos:

  1. Hacer clic en Adjuntar un archivo debajo del campo del asunto.
  2. Examinar los archivos del  ordenador y seleccionar el o los documentos que se desea adjuntar.
  3. Hacer clic en Abrir.

 Para eliminar un archivo ya adjuntado, se desmarca la casilla de verificación al lado del fichero. No es posible enviar archivos ejecutables (.exe) ni mensajes superiores a 20 Mb.


Recepción de archivos adjuntos

En el servicio de coreo de PNTE Apps puedes enviar y recibir archivos adjuntos de hasta 20 Megabytes (20 MB) de tamaño. Se pueden visualizarse de diferentes maneras.

 

  • En su formato original, con la siguiente secuencia de acciones:

    • Abriendo el mensaje que contiene el adjunto.

    • Pulsando en Descargar en la parte inferior del mensaje.


  • Se puede optar entre Abrir el documento o Guardar. Con la primera, se despliega una ventana nueva y con la segunda, se abre el administrador de archivos para buscarle la ubicación en el ordenador. Una alternativa rápida es la opción Ver, que no precisa de la instalación de ningún programa para visualizar los ficheros. Los tipos de archivos que GMail permite visualizar son: .pdf, .doc, .xls, ..ppt, .rtf, .sxw, .sxc, .sxi, .sdw, .sdc, .sdd y .wml

Cuando un mensaje contiene varios archivos adjuntos, GMail ofrece la posibilidad de descargarlos o visualizarlos todos juntos.


Descargar todos los archivos adjuntos, como su nombre indica, descargar todos los documentos en uno único comprimido con extensión .zip. Más tarde se puede descomprimir en nuestro ordenador.

Ver todas las imágenes visualiza las imágenes en una nueva ventana del navegador.

Cuando el contenido de un mensaje es un archivo .mp3 (sonido), GMail ofrece la posibilidad de reproducirlo sin necesidad de descargarlo.


Al hacer clic en Reproducir, se abre un reproductor en una ventana nueva.


Algunos archivos adjuntos pueden ser bloqueados por el servicio de correo para impedir la posible ejecución de virus. Por este motivo no se pueden enviar archivos ejecutables, incluso si van comprimidos, los devuelve automáticamente.


Eliminar correo

Desde cualquiera de las etiquetas del servicio de correo es posible suprimir un mensaje único o una conversación completa. En cualquier caso, al borrar un mensaje, éste se mueve a la papelera. Una vez allí, es posible suprimirlo de forma permanente o esperar a que se  suprima automáticamente transcurridos 30 días.
Si se desea conservar un mensaje o una conversación completa fuera de Recibidos, lo mejor es archivarla. Los mensajes archivados van a la etiqueta Todos,
Para suprimir una conversación completa, se selecciona o abre el mensaje y se pulsa  en Eliminar este mensaje.

Para suprimir un solo mensaje de una conversación, se dentro de la conversación y buscando el mensaje concreto a eliminar. Después se pincha sobre la flecha que despliega el menú junto a Responder.



Se selecciona la opción Eliminar este mensaje.

En caso de querer recuperar un mensaje inmediatamente después de haberlo eliminado, se pulsa en Deshacer en la barra amarilla que  indica la operación realizada.



Para evitar el uso inadecuado del correo y luchar contra el spam, GMail deshabilitará la cuenta si envias un mensaje a más de 500 destinatarios o una gran cantidad de mensajes no se pueden entregar. La cuenta se rehabilitará en 24 horas.


Reglas de mensaje

Junto a las etiquetas, las reglas de mensaje son otra herramienta básica para mantener los mensajes de correo bien organizados.

Mediante las reglas se consigue que determinados mensajes que cumplen unas condiciones concretas se etiqueten automáticamente.

Para crear una regla de mensaje es preciso seleccionar un mensaje de la etiqueta Recibidos y hacer clic en el icono Más.




Se selecciona la opción Filtrar mensajes en el menú desplegable y aparece esta ventana:


Aquí se insertan varios criterios de búsqueda de mensaje. Por defecto aparecerá completo el campo del remitente. Pero es fácil añadir todas las condiciones deseadas.

Pulsando en el enlace Crear un filtro con estos criterios emerge la ventana:



Se seleccionan las decisiones que deberá tomar el servicio de correo en relación con las condiciones que se han introducido en la ventana anterior. Es decir, se pueden agrupar todos los mensajes con una etiqueta del desplegable. Para que el filtro quede archivado, se debe pulsar el botón Crear filtro.


Búsqueda

Como PNTE Apps ofrece una gran capacidad de almacenamiento, ocurrirá pronto que se vayan acumulando muchos mensajes en Recibidos, de modo es muy interesante disponer de una herramienta de búsqueda para encontrar mensajes concretos.

La forma de proceder consiste en introducir una o varias palabras que aparecen en cualquier parte del mensaje. También es posible pulsar la flecha hacia abajo junto al cuadro de búsqueda y desplegar las opciones avanzadas.


Por ejemplo, si se quiere ver todos los mensajes que contienen la palabra “facturas” escribimos esa palabra en el campo de búsqueda y pulsamos en Buscar. Se mostrarán todos los mensajes que reúnan la condición de búsqueda y al abrir el mensaje mostrará las coincidencias resaltadas en amarillo.

Se pueden incluir tantos criterios de búsqueda como se crea conveniente.


Eliminar spam

El spam es el correo no deseado. El servicio de correo de PNTE Apps  cuenta con un excelente filtro anti-spam pero en ocasiones es preciso “ayudarle” a distinguir los mensajes no deseados.
Para eliminar este tipo de mensajes de Recibidos se seleccionan los mensajes no deseados y pincha en Marcar como spam




De momento lo único que ha ocurrido es que esos mensajes se han agrupado bajo la etiqueta Spam. Para eliminarlos de forma definitiva, se selecciona la etiqueta Spam  de la barra lateral izquierda, se pincha en el correo a suprimir y finalmente se pincha en el botón Eliminar definitivamente. El botón No es Spam, devuelve el mensaje a la carpeta Recibidos. En el que caso de que reiteradamente algunos mensajes sean clasificados como spam, se añaden a la libreta de direcciones los remitentes de esos mensajes.


Contactos

Mis contactos es un sitio en el que guardar, importar o ver la agenda propia. También se pueden crear grupos de contactos para enviar mensajes de correo electrónico a varias personas al mismo tiempo.


Desde este enlace se accede a la ventana principal de contactos.



La forma de crear un contacto es pulsar sobre el botón Contacto nuevo y completar los campos que se crean convenientes.




Una vez completado el formulario se pulsa en el botón Añadir.

Es fácil crear contactos desde un mensaje de correo, añadiendo a un remitente de correo. Se consigue pulsando sobre el icono de flecha hacia abajo junto a Responder y seleccionar la opción Añadir … a la lista de contactos.


Para eliminar un contacto, se selecciona y se pincha sobre el botón Más, y se elige la opción Eliminar contacto.

Los grupos de contactos son muy interesantes para facilitar la organización por afinidades y enviar correo a todos los participantes de un grupo.





Crear un grupo es tan sencillo como hacer clic en el enlace Grupo nuevo que aparece al desplegar el icono de Grupos.




Para agregar un contacto a un grupo es preciso seleccionarlo,  pinchar en la flecha junto al icono Grupo para desplegar el menú y hacer clic en la casilla del grupo al que se quiere enviar el contacto. Un mismo contacto puede estar en varios grupos al mismo tiempo.





En el ejemplo de arriba, el contacto señalado está en el grupo Mis contactos y Departamento. Para suprimirlo se desmarca la casilla del grupo del que se desea eliminar.


El correo de PNTE Apps permite importar contactos desde otros programas de correo como Yahoo, Hotmail o la libreta de direcciones de Outlook. Esta operación no es difícil, pero requiere seguir estos pasos cuidadosamente:

 1.    Exportar los contactos en formato .CSV. La mayoría de las libretas de direcciones se pueden exportar de esta manera.

2.    Importar el archivo .CSV al servicio de correo de PNTE Apps pulsando sobre el botón Más y seleccionando el enlace Importar.

3.    Se selecciona el fichero  .CSV creado anteriormente en el campo correspondiente


Buenas prácticas en el correo electrónico

A la hora de utilizar el correo electrónico hay que tener siempre en cuenta una serie de consideraciones, lo que llamaríamos “buenas prácticas” que nos permitan trabajar de manera más eficiente con el correo electrónico. En realidad se trata de utilizar racionalmente esta plataforma. Entre lo que consideramos “buenas prácticas” tendríamos:


 1.    Evitar escribir todo el mensaje con letras mayúsculas. Igual que cuando hablamos por teléfono no lo hacemos gritando, escribir todo el mensaje con letras mayúsculas, además de hacerlo menos legible, en Internet se interpreta como si estuvieses gritando a una persona.

2.    Contestar todos los mensajes. Nos hemos acostumbrado a no contestar los mensajes de correo electrónico. No se trata de contestar simplemente con un gracias, que es algo que solamente genera ruido, se trata de dar a entender a nuestro interlocutor que hemos recibido su mensaje. GMail no cuenta con un sistema que permita saber si un destinatario ha recibido un mensaje que se ha enviado, por lo que responder es una opción interesante.

3.    No poner las direcciones de todos los destinatarios en el campo “Para” del mensaje. Si vamos a enviar un mensaje a varios destinatarios es preferible colocar un destinatario en el campo “Para” y poner al resto en el campo CC o CCO. Es muy probable que todas esas direcciones de correo electrónico acaben en alguna base de datos de spammer y con lo molesto que resulta el correo electrónico no deseado lo menos que podemos hacer es ponérselo difícil a los que lo propagan.

4.    Utilizar los emoticonos para matizar nuestros mensajes. Ya que en el lenguaje escrito resulta bastante complicado transmitir al interlocutor nuestro estado de ánimo, resulta interesante utilizar estos elementos gráficos para matizar nuestras palabras.

5.    Utilizar el corrector ortográfico. Parece bastante obvio, pero un mensaje de correo electrónico no debe de contener faltas de ortografía. GMail facilita un buen corrector ortográfico que nos ayuda en esa tarea.

6.    No utilizar demasiadas abreviaturas ni el lenguaje de los mensajes de móviles. GMail va guardando regularmente los mensajes que escribimos, por lo que en el caso de un mensaje muy largo podemos guardarlo y volver a editarlo en cualquier momento. Así nos aseguramos siempre de enviar un mensaje perfecto.

7.    Además de estos consejos, cualquier otro que te dicte tu sentido común de modo que tu comunicación con el correo electrónico sea lo más correcta y amigable que sea posible.