Docs


Conceptos iniciales

Google Docs es una completa suite ofimática, de uso muy sencillo y basada en web que permite crear documentos en línea y la posibilidad de establecer colaboraciones en grupo. Dispone de las principales herramientas y funcionalidades de otras suites ofimáticas que se instalan en los equipos personales.

Google Docs ofrece la posibilidad de crear nuevos documentos, editar los que ya habíamos creado y compartirlos en la red. Entre las herramientas que incluye hay un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa de presentaciones, un editor de formularios y un programa de dibujo. Además ofrece cientos de plantillas listas para usar, aunque la mayoría están en inglés (hay unas 30 en castellano).

Las principales características de Google Docs son:

  • Posibilidad de crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios o dibujos desde la propia aplicación o importarlos y enviarlos mediante el correo electrónico.
  • Los archivos almacenados pueden ser exportados en diversos formatos o ser enviados por correo electrónico.
  • Durante la edición, los documentos se guardan automáticamente para evitar la pérdida de información.
  • Posibilidad de colaboración en grupos de trabajo y compartir los documentos con múltiples usuarios.
  • Total independencia del sistema operativo instalado en el ordenador desde el que se trabaja. Al estar basado en web solamente necesitas una conexión a Internet y un navegador web. Es compatible con la mayoría de los navegadores existentes en el mercado y no requiere instalar ningún programa en el ordenador.
  • Es una herramienta totalmente gratuita.
  • Tiene una versión para equipos móviles.

 

Tipos de archivos soportados

El procesador de textos puede generar documentos de texto de hasta 500 KB y soporta los formatos .doc (Microsoft Word), .rtf (texto enriquecido), .odt (texto de OpenDocument), .sxw (StarOffice), .txt (texto sin formato) y archivos .html.

El programa de presentaciones puede manejar archivos de hasta 2 MB en línea, 10 MB si los subimos desde nuestro propio equipo y 500 KB si se han enviado por correo electrónico. Soporta archivos .ppt y .pps (Microsoft PowerPoint)

La hoja de cálculo genera arhivos de hasta 1 MB y soporta formatos de archivo .xls (Microsoft Excel) y .odt (Hojas de cálculo de OpenDocument)

También se pueden almacenar documentos en formato .pdf de hasta 10 MB (enviados desde tu equipo) y 2 MB (creados en la web)

 

¿Qué necesito para usar Google Docs?

Para poder utilizar Google Docs es imprescindible tener una cuenta de correo de GMail, una conexión de banda ancha a internet y un navegador web. Google Docs funciona perfectamente en los navegadores más importantes: Internet Explorer, Safari, Chrome, Opera o Firefox, aunque para este último hay una serie de extensiones que mejoran la productividad y el flujo de trabajo.

 

Acceso a Google Docs: La pantalla inicial

Puedes acceder a Google Docs desde la pantalla principal de tu correo de Google haciendo clic en el enlace Docs de la parte superior.


También puedes escribir directamente en la barra de dirección del navegador la siguiente dirección:

http://docs.google.com

O bien desde la pantalla principal de Google haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo junto al enlace más y seleccionando la opción Docs.


En estos dos últimos casos, y si no has entrado previamente a tu cuenta de correo, aparecerá una pantalla para que introduzcas tus datos de correo electrónico.


En cualquiera de las tres situaciones, seguidamente aparece la pantalla principal de Google Docs.


Puede ocurrir que aparezca todo en inglés (o en cualquier otro idioma). Si no es un idioma en el que te manejes con comodidad es posible cambiarlo fácilmente. Para ello tienes que acceder a la configuración de Google Docs.


Como en el programa de correo electrónico, al panel de configuración se accede haciendo clic en el icono de la rueda dentada, junto al nombre de usuario de la parte superior derecha. Cuando se despliega este menú hay que seleccionar la opción Documents settings o la equivalente en el idioma que aparezca por defecto si éste no es el inglés. Desde este menú se puede acceder a la ayuda de Docs y a una breve reseña de las nuevas características del programa. Al hace clic en Documents settings aparece esta nueva pantalla.


En la pestaña General se pueden cambiar el idioma y la zona horaria, entre otras cosas. Selecciona el idioma que quieras utilizar en Docs y haz clic en Save para guardar los cambios.

En la pestaña Edición se modifica el modo en el que se presentan los controles (para documentos escritos en árabe y hebreo) y la posibilidad de utilizar la herramienta de Google Analytics para realizar el seguimiento de las visitas a los documentos. Una vez que hayas realizado los cambios necesarios tendrás la pantalla inicial de Google Docs en castellano o en el idioma que hayas seleccionado en la configuración.


Aquí puedes ver todos tus documentos, organizarlos en carpetas y seleccionarlos y arrastrarlos hasta la ubicación que te apetezca. Todos los documentos que vayas creando, así como los que subas desde tu ordenador van a estar accesibles desde esta pantalla.

 

Gestionar documentos

Desde esta primera pantalla de Docs vas a poder gestionar todos tus documentos, tanto los que hayas creado en Google Docs, como los que hayas subido desde tu ordenador.


1. Crear nuevo

Desde este menú puedes crear nuevos documentos. Estos documentos pueden ser documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, formularios o dibujos. Cuando creas una nueva colección, lo que estás creando es un contenedor en el que puedes colocar otros documentos creados. Una colección en Docs es como una carpeta en Windows. La última opción te permite crear un nuevo documento desde una plantilla. Para acceder a la galería de plantillas tienes que hacer clic en el enlace Buscar en la galería de plantillas (marcada en la imagen de arriba con el número 6)


2. Subir

Se utiliza para cargar documentos en Google Docs desde nuestro ordenador o desde una dirección URL.


Para subir un documento desde tu ordenador (documento de texto, hoja de cálculo, presentación o documento en formato .pdf) tienes que seguir los siguientes pasos:

a. Hacer clic en subir y seleccionar Archivo. Abre la ventana de carga de archivos.

b. Selecciona el archivo que quieres subir (ten en cuenta los formatos de archivo soportados por Docs) y haz clic en Abrir.

c. Aparece esta ventana en la que Docs te propone la configuración de la subida del archivo.


Si optas por la opción Básico verás una nueva ventana con esta apariencia:


Aquí tienes dos opciones de subida. La primera es arrastrar el icono del archivo que quieres subir al recuadro señalado. La segunda opción es hacer clic en el enlace Seleccionar archivos para subir que te lleva a la ventana que aparece cuando haces clic en la opción archivo.

Debes de tener en cuenta que puedes subir muchos tipos de archivos y algunos de ellos (fotografías, videos, etc.) no pueden ser editados con las herramientas de Google Docs, simplemente pueden ser incorporados a los documentos creados. Haciendo una interpretación extensiva de esta opción, puedes utilizar el espacio de almacenamiento que te ofrece Google para guardar en él casi todo tipo de archivos y tenerlos disponibles en cualquier sitio en el que tengamos acceso a un ordenador con conexión a Internet.

Por supuesto estos archivos ocupan espacio de almacenamiento del espacio total gratuito que nos ofrece Google (1GB) pero si fuese necesario puedes contratar más espacio de almacenamiento al precio de 0,25 USD el Gigabyte.

3. Documentos

Desde el menú Documentos puedes gestionar los documentos almacenados el Google Docs. Las opciones de este menú desplegable filtran los documentos guardados por tipo de documento. Así, si seleccionas Todos los documentos verás en la ventana inferior todos los documentos que tengas guardados en Docs. Si optas por Documentos de texto solamente aparecerán los documentos de texto. Así con el resto de las opciones.


4. Imágenes y videos

Este menú desplegable realiza la misma función de filtro que el menú desplegable Documentos. Google Docs te permite tener guardadas algunas imágenes y videos para insertar en tus documentos. Desde este menú puedes hacer que en la ventana inferior se muestren sólo las imágenes, sólo los videos o sólo las imágenes y videos.


5. Más opciones

Este menú desplegable te permite filtrar los documentos en función de las opciones de visibilidad que tengan establecidas y de uso privado o público de esos documentos. En la columna de la derecha el filtrado se hace en función de la propiedad del documento o el lugar en el que se encuentre archivado.


6. Galería de plantillas

Google Docs pone a tu disposición una completa galería de plantillas a la que puedes acceder desde el enlace Buscar en la galería de plantillas, junto al botón de búsqueda.


Desde la columna de la izquierda puedes hacer una búsqueda más selectiva del tipo de plantilla que necesites. Todas las plantillas tienen una vista previa y son fácilmente modificables para adaptarlas a tus necesidades. Si alguna plantilla te interesa puedes utilizarla directamente pulsando en el botón Utilizar esta plantilla o bien puedes tener una vista previa haciendo clic en el enlace Vista previa.

7. Filtrado de documentos en función del propietario

En la columna de la izquierda de la página principal puedes ver la organización de los documentos que hay en tu ordenador. Ahí tienes creadas algunas etiquetas que puedes utilizar para localizar un documento fácilmente. (También puedes crear nuevas etiquetas que se ajusten más a tus necesidades) En principio Docs tiene creada una etiqueta que llama destacados y en la que se encuentran los documentos que hayas marcado con una estrella y en la parte inferior puedes filtrar los documentos que tienes guardados en tu equipo con el criterio de búsqueda del propietario del documento.

Google Docs utiliza tres tipos de permisos: documentos propietarios, de colaboradores y de lectores. El propietario de un documento puede realizar sobre él todas las acciones posibles (editar, mover, eliminar e invitar a colaboradores y lectores) el colaborador solamente puede editar y guardar un documento y los lectores, como se deduce del título, solamente pueden leer el documento.

8. Permisos de propietario

El propietario de un documento puede editarlo e invitar a otros colaboradores y lectores.

Cuando seleccionas un documento, Google Docs te ofrece una serie de acciones que se pueden realizar sobre él. Esas acciones se activan mediante el icono de flecha hacia abajo que aparece en la parte de la derecha.


Estas acciones son las siguientes:

  • Abrir: abre el documento para editarlo.
  • Compartir: permite compartir el documento con tus contactos.
  • Añadir estrella: etiqueta el documento para que lo puedas localizar haciendo clic en la etiqueta Destacados del panel de la izquierda.
  • No mostrar en la página principal: no muestra el documento en la página principal de Docs, aunque se guarda en la colección que desees y si no has seleccionado una colección estará en Todos los elementos.
  • Organizar: aparece una ventana que te muestra la disposición de tus colecciones para que puedas enviar el documento seleccionado a la colección que desees.
  • Cambiar nombre: cambia el nombre del documento seleccionado.
  • Descargar: permite descargar el documento a tu equipo con el formato de documento que desees.
  • Enviar a la galería de plantillas: envía el documento a la galería pública de plantillas para que lo use cualquier usuario de Google Docs.
  • Mover a la papelera: elimina el documento de tu sistema de archivo, aunque se mantiene en la papelera durante siete días.

 

La opción Compartir permite realizar otras acciones con el documento seleccionado cuando haces clic sobre ella.


 

Cuando seleccionas Compartir… aparece una nueva ventana que te ofrece la posibilidad de compartir el documento seleccionado con otros contactos.


Todos los documentos que has creado aparecen, por defecto, como privados. Si quieres compartirlos tienes que añadir su dirección de correo en la casilla “Añadir a personas” y en el botón “Puede editar” le asignarás los permisos que desees. Puede editar permite al usuario editar, añadir o suprimir elementos en el documento, mientras que la opción Puede ver solamente permite al contacto leer el documento. Cuando hayas terminado de añadir direcciones y permisos tienes que pulsar el botón Compartir.

Las otras dos opciones de este apartado hacen lo que indican: la primera “Enviar correo electrónico a los colaboradores” envía un mensaje de correo electrónico con el texto que introduzcas a los contactos con los que tengas compartido el documento. Si el documento no está compartido, abre la ventana anterior para que añadas colaboradores.

La segunda opción envía el documento seleccionado como un archivo adjunto de un mensaje de correo.

9. Las colecciones

Google Docs denomina colección a un contenedor parecido a lo que llamamos carpeta en el sistema operativo.

Puedes crear tantas colecciones como necesites para organizar tus archivos. Para crear una colección tienes que pulsar el botón Crear nuevo y seleccionar la opción Colección.


Seguidamente te aparecerá una ventana en la que te ofrece nombrar la nueva colección. Para finalizar el proceso tienes que pulsar en Aceptar.


Las colecciones que vayas creando aparecen listadas en el árbol de la columna de la izquierda de la página principal de Google Docs.


Para mejorar la organización de tus colecciones puedes crear colecciones dentro de otras colecciones, cambiar el color con el que se presentan, cambiar el nombre, compartirlas, etc. Haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo que aparece cuando pasas el ratón encima del nombre de la colección, aparece un menú con todas esas opciones.


Las opciones de este menú son bastante intuitivas.

  • Crear nuevo te presenta el menú para crear un documento nuevo o una colección.
  • Compartir te lleva a la ventana para compartir un documento o una colección.
  • Añadir estrella te permite marcar un documento para tenerlo en la colección “destacados”, a mano, bien porque estés trabajando en él, porque sea un documento que utilices muy a menudo o por cualquier otra razón relevante para ti.
  • No mostrar en la página principal oculta la colección de la página principal, pero siempre puedes acceder a ella a desde Mis colecciones.
  • Organizar abre una ventana que permite mover las colecciones, incluir una dentro de otra, etc.
  • Cambiar nombre renombra la colección seleccionada.
  • Cambiar color permite seleccionar un color para asignarlo a la colección seleccionada.
  • Marcar como no visualizado pone el nombre de la colección en negrita, como si tuviese elementos sin leer.
  • Descargar guarda la carpeta seleccionada en tu equipo.
  • Mover a la papelera envía una colección con todos sus elementos a la papelera. Esta acción no elimina totalmente la colección ya que puede ser repuesta a su ubicación anterior desde la papelera.

10. Buscar

Como no podía ser de otra forma, Google Docs dispone de un buen buscador de elementos.


Al comenzar a escribir en el campo de búsqueda el buscador te va proponiendo diversas opciones, por lo que puede ser una forma rápida de acceder a archivos almacenados en tu espacio.

Los resultados de la búsqueda se muestran listados en la parte inferior de la pantalla y desde ese lugar puede reorganizarse los documentos a tu gusto.