Presentaciones
Introducción

Mediante una presentación puedes comunicar información de una forma visual y amena mucho más atractiva que un documento de texto o una hoja de cálculo.

La función de una presentación es transmitir información de una manera agradable y que capte la atención del público, bien sea para explicar un tema, para exponer un proyecto o para visualizar los puntos a tratar en una investigación o trabajo.

Crear una presentación en Google Docs es muy sencillo, y aunque es menos potente que otras aplicaciones de escritorio como Powerpoint u OpenOffice Impress, incorpora funciones muy interesantes que vamos a ver inmediatamente. Además, el hecho de poder crear presentaciones en línea, organizar su exposición o publicarla para colocarla en una página web son argumentos que añaden funcionalidad a esta herramienta.

 

El entorno de trabajo

Al pulsar el botón Crear nueva Presentación aparece la pantalla de edición de presentaciones con la primera diapositiva en blanco. Una diapositiva es cada una de las páginas que componen la presentación.


El espacio de trabajo está divido en tres secciones: en la parte superior la barra de menús y un poco más arriba los botones Iniciar presentación, Guardar, Compartir y Cerrar y a la izquierda el nombre del documento (Google Docs toma por defecto el título de la primera diapositiva)

A la izquierda de la ventana, una columna muestra todas las diapositivas de la presentación resaltando el número de la diapositiva activa en color amarillo. Sobre esta columna se encuentran los controles para añadir, eliminar o duplicar diapositivas.


El icono con el signo + añade una diapositiva a la presentación, el icono del centro duplica la diapositiva activa y el del signo x elimina la diapositiva actual.

La diapositiva seleccionada a la izquierda aparece en el área de edición de diapositivas para que puedas modificarla. Cuando partes de alguna de las opciones que no están en blanco, aparece un texto de muestra que realmente no está. Solamente es una ayuda visual que te indica dónde escribir. Si haces clic ahí, puedes insertar texto.

En la parte superior de esta ventana aparece una barra de herramientas que es muy parecida a las que ya has visto para los documentos de texto.


Los botones de esta barra estarán activos en función del elemento de la diapositiva que hayas seleccionado.

 

Crear diapositivas

Para poder crear una presentación debes ir añadiendo diapositivas a medida que te hagan falta. Para ello, puedes añadir diapositivas desde el menú desplegable Diapositiva>Nueva Diapositiva, desde el icono marcado con el signo +, con el teclado con Ctrl + M o haciendo clic sobre una diapositiva y con el botón derecho del ratón saca el menú contextual y selecciona la opción diapositiva nueva.


Desde cualquiera de los casos accedes a la ventana Seleccionar diseño de diapositiva. En esta ventana aparecen unos diseños con el texto preestablecido. Por ejemplo, en la opción Titulo puedes insertar fácilmente un título y un subtítulo para la presentación. Texto o Dos columnas están pensadas para contener texto y un encabezado y subtitulo se puede emplear cuando quieras insertar una leyenda debajo de una imagen (por ejemplo citando la fuente). En cualquier caso, puedes elegir la que más se ajuste a tus necesidades y modificarla en lo que quieras. Puedes añadir imágenes, modificar el tamaño de los cuadros de texto, cambiar la fuente, el tamaño y las alineaciones etc. Cuando te decidas por una, haces clic en ella y aparecerá en la columna de la izquierda.

Si ya dispones de una diapositiva con un diseño creado por ti y quieres crear otra igual, es más sencillo duplicar la diapositiva y modificar el texto que crear una nueva y volver a cambiar el diseño. Para hacerlo tienes que seleccionar el icono o pulsar en el menú Diapositiva>duplicar diapositiva, o seleccionar duplicar diapositiva del menú contextual. Copiar y pegar es otra opción aceptable.

 

Seleccionar diapositivas

La diapositiva que aparece en la ventana de edición es la que tienes seleccionada. En la columna de diapositivas aparece resaltada en amarillo. Para seleccionar otra distinta solo hay que hacer clic sobre ella. También se pueden seleccionar varias diapositivas al mismo tiempo, para moverlas, ordenarlas o borrarlas, del mismo modo que seleccionas archivos en una carpeta. Si mantienes pulsada la tecla Ctrl al mismo tiempo que seleccionas diapositivas puedes añadir o quitar (haciendo clic sobre una ya seleccionada) diapositivas a la selección. Si utilizas la tecla Mayúsculas (Shift) al tiempo que seleccionas diapositivas, se seleccionará todo el rango de diapositivas entre la seleccionada en primer lugar y la última.

También se pueden recorrer todas las diapositivas haciendo clic en los controles de avance y retroceso que hay encima de la columna de las diapositivas en miniatura.


Si observas las miniaturas de diapositivas que aparecen en la columna de la izquierda verás que todas tienen un número en la esquina inferior izquierda comenzando desde el número 1. Ese número corresponde con el orden de reproducción de las diapositivas en la presentación. Si quieres cambiar el orden de reproducción deberás cambiar la diapositiva de posición. Para hacerlo tienes que seleccionar una o varias diapositivas y arrastrarlas hasta el lugar deseado, entre otras dos diapositivas.



También puedes usar el menú contextual que aparece cuando pulsas el botón derecho del ratón con una diapositiva seleccionada. En él puedes encontrar las opciones Mover diapositiva hacia arriba o Mover diapositiva hacia abajo.


 

Importar diapositivas

Si lo necesitas, también puedes importar diapositivas desde otras presentaciones a la presentación actual. Pueden ser presentaciones que hayas hecho con Google Docs o presentaciones que tengas en tu equipo, realizadas con PowerPoint.

Puedes hacerlo desde el menú Insertar>Importar diapositivas o desde el menú contextual seleccionando el mismo comando.

Se abrirá un asistente en dos pasos.


En el primer paso tienes que seleccionar un archivo de presentaciones que tengas guardado en Google Docs (verás todos los que tengas en la ventana de arriba) o lo puedes seleccionar desde tu equipo pulsando el botón Examinar. Cuando lo hayas localizado tendrás que pulsar el botón Subir.

Este botón da paso a la segunda ventana del asistente.


En la ventana se muestran todas las diapositivas de la presentación seleccionada y debes de ir marcando todas las diapositivas que quieras importar. También puedes pulsar el enlace Seleccionar todas las diapositivas que se encuentra debajo de la primera imagen. Cuando termines la selección tendrás que pulsar el botón Importar para añadir las diapositivas a la presentación actual.

Si las diapositivas están en otra presentación de Google Docs, también puedes copiarlas y pegarlas entre las presentaciones mediante el comando Copiar y Pegar del menú Edición.

 

Eliminar diapositivas

Cuando alguna diapositiva ya no te resulte útil la puedes eliminar con cualquiera de los siguientes métodos: pulsando el icono de la barra de controles de diapositivas. Seleccionando eliminar diapositiva del menú Diapositiva. Seleccionando Eliminar diapositiva del menú contextual que se muestra pulsando el botón derecho del ratón con la diapositiva seleccionada.


Una diapositiva recién eliminada se puede recuperar con el comando Deshacer del menú Edición (Ctrl+Z) o volviendo a una revisión anterior de la presentación desde el menú Edición>Revisiones.

 

Notas del orador

Junto a cada diapositiva puedes añadir comentarios, bien sea para ayudarte en la exposición, durante la presentación, o como comentario a los colaboradores.

Para insertar o leer notas de orador tienes que pulsar el botón Ver notas de orador que se encuentra en la esquina inferior derecha de la ventana de edición de diapositivas.


Al pulsarlo se muestran las notas de orador que aparecen como una columna de texto en la parte derecha de la pantalla.


En esa ventana puedes escribir los comentarios e incluso utilizar la barra de formato de texto resaltando texto en diferentes colores, negrita, cursiva, etc.

Para cerrar la columna y volver al modo de edición de diapositivas tienes que cerrar el aspa de la esquina superior izquierda.

 

Tema de presentación

Una forma de crear presentaciones con un acabado muy profesional y elegante es mediante el uso de temas. Los temas combinan el color de fondo de la diapositiva con el color del texto base.

El tema de la presentación se puede seleccionar desde el menú Formato>Configuración de la Presentación>Cambiar tema.


Seguidamente aparece la ventana Seleccionar tema con los temas disponibles.


Al hacer clic sobre un tema, éste se selecciona y todas las diapositivas toman el aspecto del tema. Si en alguna has cambiado el fondo se perderá y tomará el del tema seleccionado.

Si quieres quitar el tema, tienes que seleccionar el tema Vacío, que es el primer tema de la lista.

 

Fondos

Salvo que partas de una plantilla o un tema, el fondo de la diapositiva aparecerá en blanco. Puedes cambiar el fondo de la diapositiva desde el menú Formato>Configuración de la presentación>Cambiar fondo.


Aparece una ventana desde la que puedes tomar varias decisiones.

Puedes cambiar el fondo a una o todas las diapositivas marcando el cuadro Aplicar fondo a todas las diapositivas.

También puedes elegir un color plano para el fondo de la diapositiva haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo junto al bote de pintura  .

También puedes utilizar una imagen pulsando en el enlace Insertar Imagen que abrirá una ventana con un botón Examinar para que busques la imagen que desees en tu equipo. La imagen ocupará toda la diapositiva y conviene elegirla adecuadamente: no demasiado grande (una imagen de 2 Mb es excesivo) con una proporción de imagen de 4:3 y con una resolución de 72 ppp (800x600 px) Si no reúne estas características tendrás que editarla con algún programa de edición fotográfica.

Cuando realices todos los cambios pulsa el botón Guardar para volver al modo de edición de diapositivas.

 

Reproducir la presentación

Reproducir la presentación es ver la secuencia de diapositivas en marcha ya sea porque vas a realizar la exposición o para ver cómo va quedando. Para comenzar la reproducción pulsa el botón Iniciar presentación.


Se abrirá una ventana con la presentación y en la parte inferior estos controles:


Estos controles te permiten navegar por la presentación. Las flechas hacia delante y atrás avanzan y retroceden a la diapositiva posterior y anterior. También se puede avanzar haciendo clic directamente sobre la diapositiva. Si has compartido la presentación a la derecha verás las personas que están viendo la presentación y un Chat para comunicarte con ellos.

Al pie de cada diapositiva tienes un desplegable, Diapositiva X de Y por el que puedes ir a cualquiera de las diapositivas de la presentación en cualquier momento.

Y en el desplegable acciones se encuentran los comandos para descargar la presentación como un archivo .pdf o .ppt, editar la presentación si eres el propietario o tienes privilegios para ello, ver las notas del orador o crear una copia de la presentación.


Cuando finaliza la presentación aparece un cuadro como éste que te ofrece un enlace a la presentación para insertarla como contenido en cualquier página web y la posibilidad de volver a la primera diapositiva, copiar la presentación o crear una nueva.

 

Editar diapositivas

En una presentación de Google Docs hay dos elementos esenciales: imágenes y texto. Ocasionalmente, encontrarás otros elementos que se pueden insertar en las diapositivas, como video.

El elemento más utilizado en una presentación es el texto. Para insertar texto en una diapositiva tienes que hacer clic en la herramienta Texto de la barra de herramientas     o en el menú Insertar>Texto.

Aparece un rectángulo y si no insertas contenido se llenará con un texto invitándote a escribir.


En ese rectángulo puedes insertar texto y darle formato con las herramientas que aparecen en la barra de formato.


El color del texto por defecto depende del tema que hayas elegido. Si cambias el tema, el texto al que no hayas cambiado el formato, tomará el formato básico del tema.

Otro elemento muy utilizado en las presentaciones son las imágenes. Para insertar una imagen dispones de un botón en la barra de herramientas  o bien puedes recurrir al menú Insertar>Imagen. En ambos casos aparece la ventana de Insertar imagen.


Desde esta ventana tienes dos opciones. La primera es buscar en tu equipo la imagen que quieres insertar. Pulsando en el botón Examinar aparecerá la ventana del navegador de archivos y desde ahí puedes explorar las carpetas de tu equipo. Cuando hayas encontrado la imagen deseada, pulsas en aceptar y la imagen aparece en la presentación. La otra opción es especificar la URL de la imagen si es que se encuentra en una página web. (Si quieres saber la ruta completa de una imagen que se encuentra en Internet tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón y del menú contextual que aparece seleccionar Copiar la ruta de la imagen en Mozilla Firefox o Propiedades en Internet Explorer, donde se mostrará la ruta)

Otro elemento muy utilizado en las presentaciones son las formas geométricas, fichas bocadillos, etc. Para insertar una forma tienes que ir al menú Insertar>Forma y seleccionarla desde los distintos desplegables. Al seleccionar un elemento, éste aparece en la diapositiva.


Aparece rodeado por un marco con unos tiradores en las esquinas, desde los que se puede cambiar el tamaño de la forma seleccionando la esquina deseada con el ratón y estirando, manteniendo pulsado el botón del ratón. También se pueden mover al lugar deseado, cuando el ratón toma la forma de cruz.


De las formas se puede cambiar el color de relleno, el color y la densidad de la línea. Para cambiarlos tienes que seleccionar la forma y hacer clic en el icono de flecha hacia abajo junto al bote de pintura o el lápiz aparecen sendos desplegables en los que se puede seleccionar la característica que desees.


 
  



En el correspondiente al bote de pintura puedes elegir entre la escala de grises, los colores puros o diferentes tonos de degradados.

En la parte inferior, en los cuadros vacíos se irán recordando los colores usados anteriormente.

En el desplegable correspondiente a la línea, que se encuentra junto al icono del lápiz puedes seleccionar el color y el grosor de la línea.

Al igual que en el anterior, puedes seleccionar el color de la línea y en la opción peso hay un menú desplegable en el que aparecen varias opciones de grosor.

Una vez modificada la forma, puedes realizar con ella otras acciones, como rotarla en el sentido que quieras.

Desde el menú Formato puedes optar por Girar verticalmente o Girar horizontalmente.


Google Docs también permite insertar video de YouTube en una presentación. Por esta razón, si quieres insertar un video propio, primero tendrás que subirlo a ese servicio.

La opción que permite insertar video la puedes encontrar en el menú Insertar>Video.


Seleccionando la opción Video de este menú aparece una segunda ventana para que selecciones el vídeo que quieras.

Si ya tienes algunas diapositivas en tu presentación Google buscará videos relacionados con los contenidos de la misma.

Esta es la ventana que aparece cuado utilizo esa opción desde mi presentación sobre el sistema solar.


Si los videos relacionados no te interesan o no tienen conexión con el tema de la presentación, puedes cambiar los términos de búsqueda en el cuadro de arriba. Cuando veas el video que te interesa, no tienes más que seleccionarlo y pulsar el botón Seleccionar video.

Para poder reproducirlo tienes que hacer clic para seleccionarlo y después clic otra vez para que aparezcan los controles de reproducción.

En la mayoría de los casos, para modificar las propiedades de un elemento, primero tendrás que seleccionarlo.

Para seleccionar un elemento primero tienes que hacer clic sobre él. Notarás que está seleccionado porque aparecen unos cuadrados blancos en las esquinas.

Si quieres seleccionar varios elementos, puedes hacerlo arrastrando con el ratón, trazando un rectángulo que rodee a los elementos, como si seleccionaras varios iconos del escritorio.

Para añadir elementos a la selección actual vas haciendo clic sobre ellos manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas (Shift).

Para seleccionar todos los elementos de una diapositiva puedes utilizar el comando Seleccionar todo del menú Editar o utilizar la combinación de teclas Ctrl+A.

Una vez seleccionado un elemento, puedes modificar su tamaño estirando desde una de las esquinas, desde el cuadrado blanco. Si quieres que mantenga las proporciones debes mantener pulsada la tecla Mayúsculas (Shift) mientras lo haces.

En elementos en los que se ha establecido un origen en la web (imágenes y videos) puedes utilizar el comando Sustituir del menú contextual, que te llevará a la ventana de inserción del objeto seleccionado.


Cuando insertas un elemento en una diapositiva se coloca automáticamente en el centro de la misma. Puedes moverlo utilizando el ratón. Seleccionándolo y arrastrando cuando el ratón toma la forma de cruz de flechas. Si al hacerlo mantienes pulsada la tecla Mayúsculas (Shift) sólo te permitirá moverlo en horizontal o vertical, que resulta muy práctico para movimientos largos.

También puedes utilizar el teclado. Con el elemento seleccionado usa las teclas de dirección (flechas arriba, abajo, derecha e izquierda) para mover cada elemento en la dirección deseada. Es un movimiento más preciso para ajustar al milímetro la posición final.

Para mover un elemento entre distintas diapositivas puedes utilizar Cortar (Ctrl+X) o Copiar (Ctrl+C) en la diapositiva de origen y Pegar (Ctrl+V) en la diapositiva de destino. O bien usar ambos comandos desde el menú edición.

Cuando tienes varios elementos en una diapositiva puedes alinearlos horizontal o verticalmente. Para ello tienes que seleccionarlos y desde el menú Formato seleccionar una de las dos opciones.


Cada una de ellas tiene un menú desplegable para que puedas seleccionar la opción que más se acerque a tus intereses.

Desde el menú formato puedes también centrar un objeto o grupo de objetos en la diapositiva.


Desde este mismo menú, y cuando tienes un grupo de tres elementos o más seleccionados, puedes distribuirlos espacialmente mediante la opción distribuir.

Finalmente, desde el menú formato puedes ordenar los elementos de una diapositiva. Si vas superponiendo elementos, total o parcialmente, los elementos que coloques en último lugar se superpondrán a los colocados en primer lugar.

Este orden se puede modificar con el menú Formato>Ordenar o con los atajos de teclado correspondientes. Seleccionado un objeto puedes:

  •   Traer al frente. Pone al objeto delante de todos los demás.
  •   Mover hacia delante. Adelanta el objeto una posición.
  •   Mover hacia detrás. Retrasa el objeto una posición.
  •   Enviar al fondo. Envía al objeto detrás de todos los demás.

Es muy frecuente que en una presentación utilicemos el mismo objeto en diferentes diapositivas. En estos casos resulta más cómodo copiar y pegar el objeto que volver a insertarlo de nuevo. Los comandos Copiar y Pegar son accesibles tanto desde el menú editar, como desde el menú contextual que se obtiene haciendo clic sobre el objeto con el botón derecho del ratón. También se pueden utilizar con los métodos abreviados de teclado.


Los pasos a seguir serían los siguientes (seguro que los has utilizado más de una vez):

  •   Seleccionar el objeto u objetos a copiar.
  •   Utilizar el comando Copiar desde cualquiera de los menús o directamente con Ctrl+C.
  •   Buscar la diapositiva de destino y con el comando pegar desde cualquiera de los menús o directamente con Crtl+V.

Si lo que quieres es duplicar un objeto dentro de la misma diapositiva hay una forma muy sencilla de hacerlo. Selecciona el objeto y manteniendo pulsada la tecla Ctrl desplaza el ratón hasta el lugar de destino.

Para quitar uno o varios elementos de una diapositiva tendrás que proceder del modo habitual. Selecciona el objeto u objetos y lo eliminas con la tecla Del o Supr o bien, seleccionando la opción eliminar del menú contextual.

 

Orden de aparición

Cuando reproduces una diapositiva todos los elementos que la componen aparecen al mismo tiempo. Esto puede modificarse ligeramente y hacer que los elementos que la componen vayan apareciendo poco a poco.

Para retardar la aparición de un elemento tienes que seleccionarlo y sacar el menú contextual. De este menú tienes que seleccionar la opción Revelación en incrementos.


Tienes que repetir el procedimiento con cada uno de los objetos siguiendo el orden en el que quieres que vayan apareciendo. Al final obtendrás algo así.


Junto a cada elemento de la diapositiva aparece el icono de un reloj y un número que indica el orden en el que van a ir apareciendo cada uno de los elementos.

Si quieres eliminar o alterar el retraso debes hacer clic sobre el icono y sacar el menú contextual. Te aparecerá una serie que irá desde el cero hasta el último elemento que tengas con una señal junto al número actual. Si quieres eliminar el efecto seleccionarás el cero y si quieres modificarlo, seleccionarás el número del orden en el que quieres que aparezca.

Actualmente es la única animación que se puede realizar en las presentaciones de Google Docs.