Además de documentos de texto, Google Docs permite crear y trabajar
con hojas de cálculo. A grandes rasgos, una hoja de cálculo se puede
definir como una aplicación que permite realizar cálculos con
números organizados en una cuadrícula. Es útil tanto para realizar
operaciones sencillas como simples sumas hasta cálculos más
complejos como préstamos hipotecarios.
Vamos a familiarizarnos con el entorno de la hoja de cálculo.
El entorno
Para crear una hoja de cálculo nueva desde la pantalla de inicio de
Google Docs tienes que pulsar el botón Crear nuevo y seleccionar
Hoja de cálculo.
Si
ya tienes una hoja de cálculo en Google Docs, para abrirla sólo
tienes que seleccionarla y hacer clic sobre el título.
Al
igual que con los documentos de texto, también puedes subir una hoja
de cálculo de tu equipo.
En
cualquiera de los casos, se abrirá la ventana de edición de las
hojas de cálculo. En la siguiente imagen puedes ver el aspecto que
tienes la ventana cuando se abre una hoja de cálculo nueva.
El
aspecto de la ventana es muy parecido a la de los documentos de
texto. En la parte superior puedes ver el título de la hoja de
cálculo que puedes cambiar haciendo clic y escribiendo el nuevo, los
enlaces a secciones de Google Docs y los botones Guardar ahora y
Compartir, con el mismo funcionamiento que en los documentos de
texto.
Sobre un fondo azul tienes la barra de menús. Contiene tanto los
menús tipo Archivo con las funciones que ya conoces, como otros
propios de las hojas de cálculo que veremos más adelante.
Debajo tienes la barra de herramientas con los iconos de las
funciones de uso más frecuente.
Más
abajo está la barra de fórmulas en la que introducirás las formulas
que quieras emplear y desde la que puedes acceder a fórmulas ya
introducidas.
El
área de trabajo en una hoja de cálculo está dividida en filas (con
encabezados numéricos) y en columnas (con encabezados alfabéticos)
Puedes tener varias hojas de cálculo relacionadas que componen un
libro. En la parte inferior del área de trabajo aparece una barra
que permite desplazarte entre las distintas hojas de un libro.
Columnas, filas y celdas
El aspecto del área de trabajo de una hoja de cálculo es el de una
cuadrícula, parecido a una tabla. Horizontalmente está dividida en
filas y para poder identificarlas están numeradas en su parte
izquierda.
En
la imagen de arriba, el cursor se encuentra en la fila 2.
Al
mismo tiempo, la hoja está dividida verticalmente en columnas. Para
su identificación, a cada columna corresponde una letra que puedes
ver en el encabezado. En la imagen de arriba, el cursor se encuentra
en la columna A.
Inicialmente una hoja de cálculo de Google Docs tiene 100 filas y 20
columnas pero se pueden ir añadiendo tantas como necesites.
La
intersección de una fila y una columna da lugar a una celda. Las
celdas se identifican por el nombre de su columna seguido del número
de la fila. En el ejemplo de la imagen, el cursor se encuentra en la
celda A2.
Moverse por la hoja
Cuando la hoja de cálculo ocupa más espacio que la ventana del
navegador localizar una celda determinada puede convertirse en un
problema.
Para desplazarte por la hoja de cálculo puedes usar las barras de
desplazamiento vertical y horizontal que aparecen en otras
aplicaciones.
También hay una serie de atajos de teclado que pueden ayudarte a
desplazarte por la hoja.
Crtl+Inicio
Accedes a la primera celda que
contiene datos
Ctrl+Fin
Accedes a la última celda que
contiene datos
Ctrl+ flecha derecha
Accedes a la celda más a la
derecha de la fila actual
Ctrl+ flecha izquierda
Accedes a la celda más a la
izquierda de la fila actual
Ctrl+ flecha arriba
Accedes a la celda superior de la
columna actual
Ctrl+ flecha abajo
Accedes a la celda con datos
situada en la parte inferior de la columna actual
Av
Pag
Avanza hasta la primera fila no
visible
Re
Pág
Retrocede hasta la primera fila
no visible
Flechas
Avanza una celda en la dirección
de la flecha
Guardar la hoja de cálculo
En Google Docs las hojas de cálculo se guardan automáticamente una
vez que las has guardado la primera vez.
Cuando creas una hoja de cálculo la barra de título se muestra de
esta manera:
Puedes ver que junto al logo de Google Docs aparece “Hoja de cálculo
no guardada” y a la derecha el botón Guardar ahora. Cuando pulsas
ese botón aparece una ventana en la que puedes nombrar tu hoja de
cálculo.
Una
vez que escribas el nombre de la hoja de cálculo y pulses el botón
Aceptar, verás que la barra del título ha cambiado.
La
hoja ya tiene un título, junto al logo de Google Docs. A la
izquierda del botón Guardar la aplicación te indica cuando se ha
guardado por última vez la hoja y el botón guardar ya no aparece
como disponible ya que la hoja se irá guardando a medida que vayas
introduciendo datos para que no pierdas nada.
No
obstante, en el menú Archivo también puedes encontrar la opción
Guardar que es conveniente usar para salir de la aplicación.
Al
igual que ocurre en los documentos de texto, en Google Docs siempre
puedes utilizar el historial de revisiones y volver a una versión
más antigua de la hoja.
Los
datos de una hoja de cálculo pueden estar distribuidos en varias
hojas, formando una nueva entidad que en otras aplicaciones se
denomina libro.
De
la misma manera que puedes añadir filas y columnas a medida que las
vas necesitando, también puedes añadir hojas haciendo clic en el
icono + en la parte inferior de la ventana.
Cada hoja se muestra como un documento independiente en el que
puedes tener otros datos. Esto resulta muy interesante cuando
quieres tener distintos tipos de datos en un sólo documento. Por
ejemplo puedes tener varias hojas en las que guardas los datos de
una clase. En una puedes tener los datos de las distintas
evaluaciones, en otra los datos de asistencia, etc.
Cuando tienes varias hojas, en la parte inferior puedes ver
distintos enlaces para acceder a cada una de ellas.
También puedes utilizar atajos de teclado:
Ctrl+ Av Pag
Hoja de datos siguiente
Ctrl+ RePag
Hoja de datos anterior
Cuando pulsas sobre la hoja que está activa aparece un menú con
distintas opciones para la hoja.
Suprimir
Borra la hoja seleccionada
Duplicar
Crea una copia de la hoja con los
mismos datos
Copiar en...
Exporta la hoja a otro documento
Cambiar nombre...
Permite personalizar el nombre de
la hoja
Proteger hoja...
Establece quién tiene permiso
para hacer cambios en la hoja
Ocultar hoja
Oculta la hoja quitando el enlace
en esta barra. Para volver a verla hay que ir al menú
Ver>Hojas ocultas
Mover a la derecha
Desplaza el enlace de la hoja
hacia la derecha
Mover a la izquierda
Desplaza el enlace de la hoja
hacia la izquierda
Trabajar con celdas: El contenido
El contenido de las celdas es la información, los datos que
conforman la hoja de cálculo. Estos datos pueden ser de dos tipos:
Valores
constantes, datos que introducimos directamente y que no cambian a
menos que los modifiquemos directamente. Pueden ser números,
fecha/hora o texto.
Fórmulas
o secuencias formadas por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones u operadores. Con los datos de las hojas
de cálculo se pueden realizar diversas operaciones aritméticas o
lógicas. Todas las fórmulas comienzan con el signo =
Para introducir datos en la hoja de cálculo solamente tienes que
hacer clic sobre la celda y escribir lo que desees. Si previamente
has copiado algo, puedes pegarlo directamente en la celda.
Una vez que has introducido algo en una celda puedes hacer dos
cosas:
Aceptar
los cambios y validar: pulsando la tecla Intro, los cambios
quedan reflejados en la celda y el cursor pasa a la celda de debajo.
También se pueden usar las flechas para aceptar los cambios y pasar
a editar la celda correspondiente al sentido de la flecha. Esto
último sólo es válido si estás introduciendo valores constantes (no
sirve si estás escribiendo una fórmula)
Cancelar
los cambios: si los cambios que has introducido no te interesan,
pulsa la tecla Esc y puedes salir de la celda sin que se guarden los
cambios.
Si introduces una fórmula en una celda, o seleccionas una celda que
contiene una fórmula, se muestra el resultado en la celda pero en la
parte inferior de la pantalla puedes ver el contenido real de la
celda.
La fórmula también se muestra en la barra de fórmulas, en la que
puedes editar la fórmula haciendo clic en su interior.
A la derecha de la barra de fórmulas hay un botón con la leyenda
“Mostrar todas las fórmulas” y al hacer clic en él las celdas
muestran la fórmula en lugar de mostrar el resultado de la
operación.
Los datos de las celdas se pueden modificar al mismo tiempo que los
introduces o después de la introducción.
Si has cometido un error al introducir los datos y aún no los has
validado, puedes utilizar la tecla retroceso (Back Space) para
borrar los últimos caracteres escritos. Ten en cuenta que no se
puede utilizar la flecha a la izquierda ya que esta acción valida
los datos y pasa a la celda de la izquierda.
Si quieres modificar una celda que ya contiene datos puedes hacer
tres cosas:
Si
solamente quieres sustituir un dato por otro, p.e. un 3 por un 4,
haces clic en la celda y sustituyes el dato. El dato nuevo suplirá
al antiguo.
Si
quieres editar el contenido de una celda, p.e. para corregir una
fórmula o un texto, tienes que entrar a la celda en modo edición.
Esto lo puedes hacer bien haciendo doble clic sobre la celda o
seleccionando la celda y pulsando la tecla ENTER. A partir de ahí
puedes editar el contenido incluso usando las flechas para moverte
por los caracteres. Al finalizar pulsa ENTER para aceptar los
cambios.
Tras
seleccionar la celda, puedes usar la barra de fórmulas.
Puede ocurrir que al introducir una fórmula o una función y validar
los datos se produzca un error. Por ejemplo que intentes dividir por
cero, que la función esté mal escrita, que intentes sumar un texto y
un número, etc. En ese caso cuando valides los datos el contenido de
la celda se cambiará a un mensaje de error parecido a éste:
Verás que aparece una esquina de la celda en color rojo y pasando el
puntero por encima aparece un cuadro de texto que te informa del
tipo de error.
Los errores más frecuentes son:
#NAME?
Cuando se ha introducido un tipo
de argumento incorrecto, como puede ser sumar textos, o
no reconocer el texto de la fórmula o el nombre de la
función.
#DIV/0
Cuando se divide por cero
#N/A
Cuando el valor no está disponible
para una función o fórmula, por ejemplo cuando en una
búsqueda no se encuentran coincidencias
#ERROR!
Cuando se produce un error de
análisis
#REFR!
Cuando se produce una dependencia
circular, por ejemplo cuando en una celda intentamos
sumar esa misma celda con otra.
Trabajar con celdas: Formatos
Para realizar determinadas operaciones sobre las celdas, como
borrarlas o aplicar formato, antes tienes que seleccionarlas. Las
celdas seleccionadas se muestran de color azul.
Puedes seleccionar tanto una celda aislada, como un rango de celdas.
Un rango es un conjunto de celdas adyacentes. Se define con el
nombre de la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos
seguidos del nombre de la celda de la esquina inferior derecha. En
la versión actual de Google Docs, éste se refiere a los rangos de
celdas como intervalos, así que es posible que lo veas escrito de
ese modo.
Para seleccionar una celda basta con hacer clic sobre ella.
Para seleccionar un rango de celdas, o un intervalo, puedes hacer
clic sobre una celda y manteniendo el botón del ratón pulsado,
arrastrar. A medida que avances verás que las celdas van quedando
seleccionadas. Cuando aparezcan seleccionadas las que te interesan,
sueltas el botón.
Otra opción más rápida es hacer clic en una de las celdas que
conformarán la esquina del rango y hacer Mayúsculas + clic en la
celda que quieres que sea la otra esquina del rango.
También se puede seleccionar celdas utilizando el teclado
desplazando el cursor con las flechas de dirección mientras
mantienes pulsada la tecla Mayúsculas, haciendo que el rango
seleccionado aumente o disminuya.
Si el rango que quieres seleccionar se corresponde con una fila o
con una columna, basta con que hagas clic sobre el encabezado. Si
haces Mayúsculas + clic sobre otro encabezado seleccionas todas las
filas o columnas que haya entre las dos. Solamente puedes
seleccionar filas o columnas al mismo tiempo. No se pueden
seleccionar a la vez filas y columnas.
Si quieres seleccionar toda la hoja, basta con hacer clic en la
esquina superior izquierda, donde se juntan los encabezados de filas
y columnas.
En cualquier momento puedes ampliar o reducir el número de celdas
seleccionadas en un rango. Si haces Mayúsculas + clic en el lugar en
el que quieres que termine la selección, el rango cambiará.
Antes de comenzar a copiar y mover celdas, vamos a conocer mejor
como se denominan las celdas y cómo hay que indicar el nombre de una
celda en concreto.
Hasta ahora has visto que para sumar el contenido de las celdas A3 y
A4 en la celda A5, basta con que te sitúes en la celda A5 y escribas
=A3+A5.
Esto es lo que se denomina una referencia relativa a una determinada
celda. Si ahora cortas y pegas el contenido de la celda A4 a la
celda B4 la fórmula cambiará porque es relativa a la posición de la
celda y será =A3+B4.
Si lo quieres es sumar concretamente los contenidos de esas dos
celdas y que si las copias o las mueves la celda del resultado
muestre siempre la suma de esas dos celdas, debes de utilizar una
referencia absoluta. Para ello tienes que escribir el símbolo $
delante del identificativo de la celda y y del de la columna. En el
ejemplo, la fórmula quedaría así: =$A$3+$A$5 y seguirá así aunque
copies las celdas a otros lugares.
En Google Docs es posible combinar referencias relativas y
referencias absolutas formando así una referencia mixta. Esto se
consigue dejando como absoluta sólo la referencia a la columna o a
la fila. Esto lo entenderás mucho mejor cuando comiences a copiar y
pegar celdas más adelante.
Si quieres hacer referencia a una celda de otra hoja o a un rango de
otra hoja debes de escribir entre comillas simples (si contiene
espacios) el nombre de la hoja seguido de signo de exclamación y la
referencia de la celda o rango, por ejemplo ‘Hoja 2’!A1.
Copiar celdas
Copiar el contenido de una celda o de un rango de celdas a una celda
adyacente o a un rango adyacente es muy sencillo. Basta con
seleccionar la celda o el rango y hacer clic en la esquina inferior
derecha, en la que aparece un cuadradito, en ese momento el cursor
cambia a una cruz. Seguidamente arrastra el cursor mientras ves una
línea discontinua en el área que se rellenará con el contenido de
las celdas. Cuando tengas el área deseada, suelta el botón del
ratón.
El resultado obtenido depende del contenido de las celdas. Si
contenían valores constantes, se copia el valor. Si se sigue una
secuencia, por ejemplo las dos primeras celdas contienen 1 y 2, y
seleccionas ambas celdas, se continúa la secuencia. (Para que esto
funcione hay que seleccionar al menos dos celdas y copiarlas
siguiendo la misma fila o columna) Si contienen fórmulas dependerá
si las referencias a las celdas son absolutas o relativas.
Si lo que quieres es copiar una celda o rango de celdas a otra
posición del documento puedes hacerlo utilizando el portapapeles.
Selecciona el rango de celdas a copiar y desde el menú Editar>Copiar
o con la combinación de teclas Ctrl+C las copias al portapapeles.
Después te sitúas en la celda que corresponda con la esquina
superior del rango a copiar y pulsa Ctrl+V o el menú Editar>Pegar.
De este modo se copian tanto el contenido (Valores, fórmulas) como
el formato (color de texto, bordes, alineación, etc).
Si utilizas el menú Editar, puedes seleccionar las opciones Pegar
solo el formato, o Pegar sólo los valores. La primera opción deja
las celdas vacías pero con el formato de las de origen. La segunda
opción pega el contenido de las celdas de origen pero sin el
formato.
Hay que tener cuidado con las celdas de destino, ya que si éstas
contienen datos, éstos se borrarán.
Mover Celdas
Puedes mover una celda o un rango de celdas a otra posición de la
hoja de igual manera que hemos visto para copiar.
Utilizando el ratón tienes que seleccionar las celdas que quieras
mover y situar el ratón sobre el marco que rodea las celdas. Cuando
el ratón toma forma de mano, tienes que arrastrar hasta el lugar en
el que quieres situar la selección.
Si quieres mover una fila completa, tienes que arrastrar desde el
encabezado de la celda hasta la nueva posición.
También puedes utilizar el portapapeles igual que hemos visto para
copiar sólo que en esta ocasión tendrás que utilizar el comando
Cortar (Ctrl+X)
También tienes que tener en cuenta que al mover celdas, si las
celdas de destino contienen datos, éstos serán sustituidos por los
nuevos datos.
Borrar celdas
Borrar una celda es borrar su contenido dejando la celda vacía.
Para borrar una celda o un rango tienes que seleccionar la celda o
rango usando cualquiera de los métodos de selección de celdas,
rangos, columnas o filas completas. Seguidamente, los más cómodo es
pulsar la tecla Supr (Del). También se puede utilizar el menú
Editar>Borrar selección.
Cuando se borra una fila o una columna completa, no dejas la fila o
la columna en blanco, sino que todo el contenido de la hoja se
desplaza. Por ejemplo, si borras la columna B todo el contenido de
la columna C se desplaza a la B, el de la D a la C, etc.
Otro sistema para borra completamente una fila o una columna
completa es mediante el menú editar. Primero tienes que seleccionar
una celda dentro de la columna o fila que quieres borrar y con el
menú Editar, seleccionar la opción Eliminar Fila N o Eliminar
Columna X.
Formato de celdas
Si ya has utilizado alguna hoja de cálculo que contenga muchos
datos, habrás visto que se hace bastante difícil de leer y que la
información relevante se pierde entre otra que no lo es tanto.
Google Docs permite utilizar formatos en la hoja de cálculo tanto
para hacerla más agradable a la vista, como para resaltar la
información que consideres más interesante.
A
una celda o rango de celdas se le pueden aplicar los formatos de
estilo y fuente habituales en los procesadores de texto. Para
aplicar esos formatos primero tienes que seleccionar las celdas o
rango de celdas y después pulsar sobre el icono correspondiente de
la barra de formatos. Si el formato que deseas utilizar no está en
la barra, puede usar el menú Formato.
Como puedes ver, desde la barra de herramientas tienes acceso
directamente a los comandos:
Negrita, pone o quita
un texto en negrita.
Selecciona el tamaño
de texto de una celda.
Para poner un texto
tachado.
Cambia el color de la
fuente utilizada. Desde el icono de flecha hacia abajo
se abre un desplegable en el que puedes seleccionar los
colores.
Cambia el color de
fondo de la celda. Desde el icono de flecha hacia abajo
se despliega la paleta de colores.
Permite seleccionar
diferentes formatos para los datos de la celda.
Desde el icono de
flecha hacia abajo permite seleccionar la alineación
horizontal del contenido de la celda. También se puede
seleccionar la alineación vertical del contenido de la
celda.
Se puede añadir un
borde a una celda o rango de celdas. Hay que seleccionar
la celda o rango de celdas y seleccionar la opción
deseada haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo.
Desde el menú Formato tienes acceso a opciones que no están en la
barra de herramientas.
Además de las opciones de Cursiva y Subrayado (que no aparecen en la
barra) tienes la opción Formato condicional que permite configurar
un rango de celdas para que el formato cambie en función del
contenido, por ejemplo, que se muestren en rojo los números menores
de 5.
También desde este menú puedes quitar todos los formatos de la celda
con la opción Borrar formato.
Desde la opción Número de este menú puedes seleccionar los
diferentes formatos numéricos que te ofrece Google Docs.
Estos formatos afectan solamente a la forma en la que se muestran
los datos, no a su valor.
La
opción Otras monedas presenta un desplegable con una lista de
monedas del mundo y la opción Más formatos presenta los formatos de
fecha y hora, meses con nombre, fecha corta, etc.
El
formato Texto normal permite utilizar valores numéricos como si
fueran texto y utilizar con ellos funciones de texto.
Cuando abres una nueva hoja de cálculo puedes ver que todas las
celdas son iguales: todas las filas tienen el mismo alto y todas las
columnas el mismo ancho. Ambas magnitudes pueden ser modificadas
fácilmente con el cursor. Basta con hacer clic entre el encabezado
de una fila y la siguiente el cursor toma la forma de doble flecha.
Estirando hacia abajo aumentas el ancho de fila y hacia arriba lo
disminuyes. El alto de fila también aumenta automáticamente cuando
utilizas un tamaño de fuente superior al alto estándar. Esto se
produce cuando la función Ajustar texto
en la barra de herramientas está seleccionada. (Aparece sombreada en
gris)
Del
mismo modo se puede aumentar el ancho de una columna.
En
ocasiones necesitarás que una celda sea más ancha, pero solamente
esa celda, no toda la columna. Por ejemplo para insertar el título
de la hoja. No se puede ensanchar una celda solamente, pero se
pueden combinar varias celdas adyacentes de la misma fila para tener
una celda mayor. Para hacerlo tienes que seleccionar el rango de
celdas que quieras utilizar y pulsar el icono Combinar
de la barra de herramientas.
Tienes que tener en cuenta que los contenidos no se combinan y sólo
permanece el contenido de la celda situada más a la izquierda. Para
referirse a una celda combinada se utiliza la primera columna que
forma la celda combinada.
Si
con la celda seleccionada, vuelves a pulsar el botón Combinar, las
celdas se separan en las originales.
Habrás observado que cuando abres una nueva hoja de cálculo, entre
las filas 1 y 2 aparece una línea gris más gruesa que el resto. Si
haces clic en Ctrl + flecha hacia abajo para ir a la última fila del
documento verás que ya no aparece la fila 2, pero la fila 1 se sigue
mostrando.
Esto se debe a que, por defecto, la primera fila está inmovilizada,
lo que hace que se pueda utilizar para encabezados y que por muchas
filas que tengas en la hoja siempre sepas que tipo de datos estás
viendo. En la práctica, puedes decidir cuantas filas quieres que
aparezcan inmovilizadas. Puedes elegir entre 10 y ninguna. Para ello
tienes que ir al menú Ver y seleccionar la opción Inmovilizar filas.
En el submenú que aparece puedes elegir la opción que más te
interese. Esta operación también puede hacerse directamente con el
ratón. Coloca el puntero del ratón en el encabezado de la fila
inmovilizada y arrástralo hacia abajo hasta tener seleccionadas
todas las filas que quieres inmovilizar. Del mismo modo se puede
reducir el número de filas seleccionadas.
De
la misma manera puedes inmovilizar hasta cinco columnas que se
mostrarán siempre a la izquierda de la hoja aunque te desplaces
hasta la última columna. El procedimiento es el mismo que para las
filas: menú Ver>Inmovilizar columnas y seleccionar las columnas a
inmovilizar del submenú.
Ordenar celdas
Los datos de una hoja de cálculo se pueden reorganizar ordenándolos
por columnas. Por ejemplo, puedes tener una hoja de cálculo con los
alumnos de la clase y las calificaciones. En una columna podrías
tener los apellidos de los alumnos, en otra el nombre y en otras las
diferentes calificaciones obtenidas por los alumnos en cada prueba.
Podrías reorganizar los datos ordenándolos alfabéticamente, o por la
columna de resultados de determinada actividad.
Puedes ordenar toda la hoja por una columna de dos maneras
diferentes:
Desde
el menú Datos>Ordenar hoja por columna…
Desde
el menú contextual que se obtiene haciendo clic con el botón derecho
del ratón sobre el encabezado de una columna.
En la imagen de la izquierda puedes ver el menú Datos y en la imagen
de la derecha el menú contextual que se obtiene haciendo clic con el
botón derecho del ratón sobre el encabezado de una columna.
Cuando se ordena por una columna Google Docs no tiene en cuenta las
celdas vacías, por lo que si entre los datos hay alguna celda vacía,
ésta se colocará siempre al final. Por esa razón, si quieres ordenar
valores numéricos positivos y quieres que las celdas vacías las tome
como el valor mínimo, tendrás que introducir el valor 0 en esas
celdas.
Insertar filas y columnas
En cualquier momento es posible que necesites insertar filas o
columnas en la hoja, tanto porque necesites espacio para insertar
más datos, como si quieres insertar una nueva fila o columna entre
dos que ya contienen datos.
Para insertar una fila o columna a partir de una celda seleccionada
tienes que ir al menú Insertar y seleccionar la opción que te
interese.
Si lo que quieres es añadir una cantidad de filas o columnas al
documento hay un método más sencillo. Al final del encabezado de las
filas, al final de la hoja hay un control para añadir filas. Basta
con que en la caja de texto escribas el número de filas que quieres
y pulses el botón Añadir.
Funciones
Aunque presentar los datos de forma adecuada es importante, lo
realmente interesante de una hoja de cálculo es lo que se puede
hacer con ella. Y en este punto es donde cobran importancia las
funciones.
Una función es una fórmula predefinida por Google Docs que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparece directamente
en una celda o que es utilizado para calcular la fórmula que
contiene.
Las funciones siguen siempre las siguientes reglas:
En
una fórmula puedes utilizar una función igual que un valor o una
referencia, por lo que si va al comienzo de una fórmula debe de
comenzar con el signo =
Los
argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se
pueden dejar espacios en blanco antes o después de cada paréntesis.
Los
argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas
o funciones.
Los
argumentos deben separarse por punto y coma (;)
Por ejemplo, una función sería =SUMA(A1:B8). Esto traducido a
lenguaje humano sería: tenemos una función, SUMA(), que devuelve
como resultado la suma de sus argumentos. El operador :
identifica un rango de celdas, es decir A1:B8 indica todas
las celdas incluidas entre la celda A1 y la B8. Así la función
anterior equivale a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8
En este ejemplo puedes apreciar la ventaja de utilizar la función.
Además, las formulas pueden contener más de una función y pueden
aparecer funciones anidadas dentro de una fórmula.
Hay muchas funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas, estadísticas, financieras,
de texto, de fecha y hora, lógicas, de información, de búsqueda,
etc. En un apéndice puedes encontrar todas las funciones que vienen
predefinidas en Google Docs y que puedes combinar según tus
necesidades.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera,
tal y como se introduce cualquier texto.
Introducir funciones en una fórmula
Como te explicaba en el apartado anterior, una fórmula debe comenzar
siempre por el signo =. Dentro de la fórmula se coloca la función
igual que un valor o una referencia a una celda. Al comenzar a
introducir texto después del signo = Google Docs interpreta que
quieres insertar una función, por lo que te irá mostrando una lista
con las funciones que comienzan por las letras introducidas, que se
irá acortando a medida que introduzcas más caracteres.
En cualquier momento puedes seleccionar la función que necesites si
aparece en la lista. Esto resulta muy útil ya que no necesitas
recordar el nombre exacto de la función que quieres utilizar. Además
se muestran los argumentos necesarios para cada función.
También puedes insertar una función desde el menú Insertar>Fórmulas
y desde el icono Fórmulas
de la barra de herramientas. Pulsando el icono aparece un menú con
las operaciones más habituales y desde la opción Más funciones
se despliega un listado completo.
Desde el menú Insertar>fórmulas, se abre la ventana Insertar una
función en la que puedes seleccionar en la columna de la izquierda
la categoría de función que buscas. En la columna de la derecha
aparecen listadas todas las funciones de la categoría y en la parte
de abajo puedes ver los argumentos que necesita la función. Si pulsa
el vínculo Más… aparece la ayuda de Google Docs, donde puedes
encontrar información de cada función.
Google Docs permite que en una función tengamos como argumento
expresiones como, por ejemplo, la suma de dos celdas. El orden de
ejecución de la función será primero resolver las expresiones y
después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, imagina la siguiente función: =SUMA((A1+A3);(A2-A5)).
Google Docs calculará primero el valor de las expresiones, la suma
de las celdas A1 y A3 y la diferencia entre las celdas A2 y A5,
para, finalmente, sumar ambos resultados.
Google Docs también permite que una función se convierta en
argumento de otra función, por lo que en una sola celda se pueden
realizar operaciones muy complejas. Por ejemplo, la función =MAX(SUMA(A1:A4);B3)
combina la función suma y el valor máximo. Primero realizará la suma
del rango de celdas A1:A4 por estar dentro de otra función y después
calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda
B3.
Gráficos
Anteriormente hemos visto que dar formato a la hoja de cálculo
facilita la comprensión e interpretación de su contenido. Otra
herramienta muy útil para transmitir la información de una hoja de
cálculo de un modo muy simple es un utilizando un gráfico. Un
gráfico es la representación gráfica de una o varias series de
datos. Puedes encontrar gráficos de tipos muy diversos: barras,
porciones, líneas, puntos, etc.
Los
gráficos representan valores numéricos y cambiarán cuando éstos
cambien.
Antes de crear un gráfico tienes que introducir los datos en la hoja
de cálculo. Si quieres utilizar una columna como encabezado de filas
la situarás a la izquierda, y si quieres utilizar una fila como
encabezado de columnas la situarás encima.
Cada fila o columna, según como la agrupemos, representa una serie
de datos.
Con
el rango seleccionado, por comodidad porque podríamos seleccionarlo
después, tienes que desplegar el menú Insertar y seleccionar la
opción Gráfico.
Así
accedes a la ventana Crear gráfico que está dividida en cuatro
secciones.
Lo
primero que tienes que elegir es el tipo de gráfico que quieres.
Google Docs te propone algunos tipo pero pulsando en el enlace Más,
o en la pestaña Gráficos, tienes acceso al resto de los tipos de
gráficos. La elección del tipo de gráfico es muy importante y está
íntimamente relacionada con la información que quieres mostrar. Si
quieres comparar varias series, los gráficos de barras o de líneas
son los más adecuados. Pero si quieres mostrar el reparto o la
distribución de una serie de datos, los gráficos de porciones son
más ilustrativos.
En
la parte superior se muestra el rango de datos que conforman el
gráfico y la información relacionada con los encabezados. En el
ejemplo, como ya estaba seleccionado el rango de datos y las
columnas y filas perfectamente identificadas, Google Docs las ha
tomado como la leyenda del gráfico. En cualquier momento puedes
cambiar esta selección.
Además de las etiquetas de cada fila y columna, puedes añadir otras
etiquetas al gráfico desde la pestaña personalizar: Título del
gráfico (añadirá lo que escribas en este cuadro como título del
gráfico), Eje horizontal/vertical (indicará el tipo de datos que
contiene ese eje)
Cuando tengas el gráfico a tu gusto tienes que pulsa en Guardar
gráfico para generarlo. El gráfico por defecto se coloca en la misma
hoja de los datos. Si lo seleccionas, puedes moverlo al lugar que
quieras.
Un
gráfico puede ser modificado en cualquier momento. Si haces doble
clic sobre él aparece un menú llamado Gráfico.
Si
pasas el cursor por encima del gráfico, verás que el puntero a veces
toma la forma de mano. Manteniendo pulsado el botón del ratón puedes
mover el gráfico al lugar de la hoja que quieras.
En
el menú desplegable aparecen una serie de opciones bastante claras:
modificar gráfico te lleva a la ventana anterior; Eliminar gráfico
borra el gráfico de la hoja activa; guardar imagen permite guardar
el gráfico en formato .png para utilizarlo en otro documento
descargándola en tu ordenador; publicar gráfico abre una ventana que
te ofrece una etiqueta html IMG que te permite publicar el gráfico
en una página web, con la ventaja de que cada vez que actualices los
datos del gráfico, éste se actualiza en la web en la que se
encuentre.
La
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