En este tutorial se abordarán las siguientes herramientas de Google Docs: Formularios y Dibujos.

 

Formularios

Con el término formularios Google Docs hace referencia a un tipo de documento que permite la recogida de datos de usuarios de forma sencilla. Estos usuarios no necesitarán estar registrados en Google Docs, ni tienes que compartir el documento original con ellos, (Los formularios se envian por correo electrónico) por lo que no hay peligro de que modifiquen datos que no deban modificar.

Una vez introducidos los datos, éstos se añaden a una hoja de cálculo donde, posteriormente, pueden ser tratados.

Pensados para la recogida de datos (encuestas, sondeos, etc.) son ampliamente configurables y abiertos a otras muchas aplicaciones.

Puedes crear un formulario, bien desde la ventana principal de Google Docs a través del botón Crear nuevo>Formulario o bien desde una hoja de cálculo desde el desplegable Formulario>Crear nuevo formulario.

En cualquiera de los dos casos aparecerá la ventana principal de Formularios.

En la parte superior de la ventana, sobre un fondo azul, se encuentra el botón que permite añadir nuevos elementos al formulario (por defecto aparece con una sola pregunta) un botón para cambiar la presentación del formulario que verán los usuarios a los que se lo hayamos enviado, otro botón para enviar el formulario por correo electrónico una vez que lo hayas creado, un botón para ver las respuestas, otro con diferentes acciones que se pueden realizar con el formulario y un botón para guardarlo.

En el cuerpo de la ventana hay varias cajas para introducir texto: el título del formulario, una descripción del mismo, y, sobre fondo amarillo, la primera pregunta. Las preguntas pueden tener diferentes tipos de respuesta: Una palabra de texto, un párrafo de texto, se de tipo test, con una casilla de verificación, para elegir la respuesta de una lista, una escala para el usuario valore lo que sea y una cuadrícula.

En función del tipo de respuesta requerido aparecerán en la parte inferior de la pregunta diversos elementos. En el caso de esperar una respuesta tipo texto aparecerá un cuadro de texto para que el usuario inserte la respuesta. El tipo párrafo de texto inserta un cuadro de texto más amplio, el tipo test introducirá las diversas opciones que vayas necesitando, etc.

A medida que vayas introduciendo preguntas en el formulario éstas pueden ser vistas en la vista de formulario.

Desde los iconos de la derecha puedes editar la pregunta, (con el icono del lápiz) duplicarla o eliminarla (con el icono del cubo de basura)

Una vez que hayas completado el formulario puedes enviarlo a los destinatarios mediante un mensaje de correo electrónico. Las respuestas que éstos vayan dando a las preguntas que les hayas planteado se irán almacenando en una hoja de cálculo que tendrás accesible desde Google Docs.

 

Dibujos

Con la herramienta Dibujos puedes hacer dibujos y trazados simples, usando formas predefinidas y texto, pero no puedes retocar imágenes.

Como con el resto de herramientas, para crear un dibujo tienes que pulsar el botón Crear Nuevo>Dibujo.

Seguidamente aparecerá la ventana principal de la herramienta Dibujos.

Salvo por las herramientas específicas de dibujo, el entorno de trabajo es el mismo que ya conocemos.

Bajo la barra de los servicios de Google se encuentra la caja para el título y el botón Guardar.

Más abajo, la barra de menús con los menús desplegables.

Finalmente, la barra de herramientas con los iconos de las herramientas más comunes.

Donde hay cierta diferencia es en el área de trabajo. El lienzo para dibujar muestra una serie de cuadrados blancos y azules, como un tablero de ajedrez. Estos cuadros no se mostrarán en el dibujo final. En realidad el lienzo de trabajo es transparente y los cuadrados son una ayuda visual para situar los elementos del dibujo.

En la barra de herramientas encontrarás los iconos de las herramientas más utilizadas:

A la mayoría de estos comandos puedes acceder también desde el menú Insertar.

Además de las herramientas señaladas tienes la herramienta A mano alzada, que permite dibujar libremente. Mientras mantengas pulsado el ratón se mantendrá el mismo trazo. También puedes acceder a la herramienta WordArt que realiza un texto artístico que puede ser tratado como una forma.

Con la herramienta Arco puedes realizar trazados circulares o elípticos.

La opción forma abre un desplegable en el puedes encontrar todas las formas disponibles.

Las formas se utilizan haciendo clic sobre la forma deseada y arrastrándola al lienzo de dibujo. Al seleccionarlas aparecen los tiradores de las esquinas y un tirador en la parte central del lado superior que permite el giro de la forma respecto de ese eje.

Tirando de los tiradores de las esquinas puedes hacer la forma más grande o más pequeña. Si al mismo tiempo mantienes pulsada la tecla Mayúsculas, la forma mantiene las proporciones.

La manera más rápida de insertar texto es a través del cuadro de texto. Pero también puedes insertar texto en las formas prediseñadas. Para ello tienes que utilizar la herramienta modificar texto manteniendo la forma seleccionada. Al hacer clic sobre ella se muestra el área editable de la forma. En el texto que escribas dentro de este cuadro puedes aplicar todos los formatos de texto.

Cuando quieras crear un rótulo para un titulo puedes utilizar la herramienta WordArt. También admite todo tipo de formato y se puede elegir la fuente.

En el tratamiento de estas formas hay que distinguir dos elementos: el relleno y las líneas que delimitan ese relleno.

Las líneas se pueden cambiar de ancho de estilo y de color .

Además, desde el menú Formato se puede cambiar la decoración de las líneas. Tanto las uniones entre dos líneas, como los extremos de las líneas.

Al relleno solamente se puede cambiar el color. Pero hay que tener en cuenta que puedes personalizar el color con distintos niveles de transparencia. Un color transparente permite ver los objetos que hay detrás.

Para ello, en el desplegable de color debes seleccionar la opción Personalizar color que abrirá un nuevo cuadro de diálogo.

En el nuevo cuadro de diálogo puedes ver en la parte superior un cuadro con un número del tipo #cfe2f3ff. Los dos últimos valores ff indican la opacidad. Un valor alto muestra el color opaco y un valor bajo, lo muestra transparente. Para regular el nivel de opacidad tienes un selector a la derecha del diálogo.

Otro de los elementos que puedes utilizar en este tipo de composiciones son las imágenes. Para insertarlas puedes utilizar el icono Imagen o la opción Imagen del menú Insertar. En cualquiera de los casos te aparecerá esta ventana:

Puedes subir imágenes de cuatro formas.

Desde tu equipo con la opción Subir, tomándola directamente desde una página web con la opción URL (Atención debe ser la URL de la Imagen). También puedes usar el buscador de imágenes de Google que permite buscar imágenes relacionándolas con palabras y, finalmente, puedes buscar una imagen en los álbumes web de Picassa, una herramienta de Google que permite compartir imágenes (En el momento de redactar esta unidad se rumorea que Google va a cambiar el nombre de este servicio que pasará a llamarse Google Photos)

Una vez insertada la imagen en el documento puedes tratarla como al resto de elementos de la composición.

Trabajar con objetos con esta herramienta de dibujo es tan sencillo como hacerlo en la herramienta de Presentaciones.

Para seleccionarlos basta con hacer clic sobre ellos y cuando están seleccionados aparecen con el contorno en amarillo. Para seleccionar varios objetos puedes ir haciendo clic sobre ellos manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas o Ctrl, o puedes trazar un rectángulo alrededor de ellos. En cualquier caso, debes tener activa la tecla Seleccionar .

Al seleccionar un elemento aparecen alrededor suyo un marco y una serie de controles que pueden ser de tres tipos:

Círculos blancos en las esquinas y centro de los lados del rectángulo. Permiten estirar el elemento para cambiar su tamaño.

Circulo verde, que permite rotar el elemento.

Rombo amarillo: son controles específicos de las formas y permiten modificar algunos elementos.

También puedes utilizar las opciones de Rotar que se encuentran en el menú Disponer.

Una de las opciones más útiles de esta herramienta cuando se trabaja con gráficos, es poder agruparlos. Lo normal es que una composición se componga de elementos separados que a su vez están compuestos por otros más simples. Si agrupas una serie de elementos, haces que todos ellos se comporten como uno solo.

Para agrupar un conjunto de elementos, tienes que seleccionarlos y desde el menú Disponer>Agrupar. En cualquier momento puedes deshacer el grupo, seleccionándolo y haciendo clic en el menú Disponer>Desagrupar. Ambas opciones también están disponibles en el menú contextual.

Desde el menú Disponer también puedes alinear objetos, tanto horizontalmente como verticalmente.

Todos los dibujos creados con esta herramienta pueden ser insertados en otros documentos. Bien, desde el menú insertar de la herramienta con la que hayas creado el documento, como utilizando la opción de copiar al portapapeles web.

Desde la pantalla de edición del dibujo copias los elementos que quieras insertar en el portapapeles web. Seguidamente abres el documento en el que lo quieres insertar con la herramienta que lo hayas creado, p.e. un documento de texto, y al abrir el portapapeles puedes ver todos los documentos copiados en él.

Cuando pasas el puntero encima del documento puedes ver una vista previa de lo que hay copiado. Para insertarlo en el documento basta con seleccionarlo para pegarlo en el lugar en el que tengas el puntero del ratón.

Si haces clic sobre el objeto que has pegado, aparecen unos controles que te permiten editar el dibujo en caso de necesitarlo.

 

Compartir y publicar

Uno de los mayores atractivos que ofrece Google Docs es la posibilidad de poder compartir los documentos creados con otros usuarios que, pueden desde colaborar en su creación y edición hasta actuar como revisores o lectores. También puedes publicar esos documentos en una dirección propia como si se tratara de una página web.

Como se explica en la unidad 3, lo primero es definir los tipos de permisos que tienen los usuarios con los que compartes los documentos. Estos permisos los define el propietario del documento en el momento de invitar a otros colaboradores y pueden ser revisados en cualquier momento.

Propietario es el creador de un documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores y cambiar los privilegios sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en un documento.

Colaboradores o Editores son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Pueden leer, modificar, guardar e imprimir el documento.

Lectores, pueden leer el documento, guardarlo o imprimirlo, pero no pueden editarlo.

 

Compartir elementos

Puedes compartir cualquiera de los elementos que tienes en Google Docs. Incluso, puedes compartir colecciones (carpetas) completas. Por eso, si tienes un grupo de personas con las que siempre compartes documentos, te resultará más cómodo compartir una colección, e ir asignando documentos a esa colección.

Puedes compartir un elemento de varias maneras. Si lo tienes abierto en la herramienta con la que lo has creado haz clic en el botón Compartir y selecciona el enlace Compartir. Esa acción abre una ventana en la que puedes ver la configuración de uso compartido de ese documento.

La otra opción para compartir un documento o una colección es desde la ventana principal de Google Docs.

Si lo que quieres es compartir una colección, debes de seleccionar Mis colecciones de la columna de la izquierda y seleccionar la colección que quieres compartir. Seguidamente, haces clic en el enlace Compartir-Configuración de la columna de la derecha. Aparece la misma ventana que apareció anteriormente.

Desde esta ventana puedes compartir el documento o la colección con nuevos usuarios, eliminar usuarios que ya no te interesen y modificar los privilegios de cada uno de los usuarios.

Para invitar a un nuevo colaborador tienes que colocar el cursor en la caja Añadir a personas y escribir su dirección de correo electrónico. Si lo tienes en la libreta de contactos puedes hacer clic en el enlace Elegir de los contactos. Lo habitual es avisar mediante un correo electrónico al nuevo usuario de que hemos compartido con él un documento. Eso se puede hacer automáticamente haciendo clic en la casilla de verificación Enviar notificaciones por correo electrónico. En el cuadro de texto debajo de las direcciones de correo puedes escribir un mensaje personal.

Se puede compartir un documento con un máximo de 100 usuarios pero solamente 10 podrán editarlo de forma simultánea.

Cuando un documento está compartido, puedes gestionar los usuarios del documento desde la pantalla Configuración de uso compartido.

Junto al usuario hay una columna en la que puedes ver los permisos de ese usuario. Si quieres, puedes cambiarlos haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo y seleccionando la opción que más te interese. También puedes eliminar el usuario haciendo clic en el aspa de la derecha.

Cuando te invitan a compartir un documento, quien te haya hecho la invitación puede haberte enviado un mensaje o no. Si lo ha hecho, te llegará un mensaje de correo electrónico. Si no lo ha hecho, no serás consciente de tener un documento compartido hasta que no inicies sesión en Google Docs. En ambos casos, verás los documentos compartidos en la pantalla de inicio. Ese documento lo verás como si fuese un documento propio. Y puedes hacer las mismas acciones sobre él que sobre cualquier documento. El documento aparece como nuevo y podrás ver que no eres el propietario. El documento aparecerá en negrita cada vez que un colaborador haya realizado algún cambio.

Cuando algún colaborador tenga abierto el documento podrás verlo en este aviso, que aparece en la parte derecha de la ventana.

En los casos de las hojas de cálculo y las presentaciones se puede pulsar sobre el aviso para iniciar un chat. Si el aviso se pone de color naranja es que otro usuario ha abierto el chat y escrito un mensaje.

Hay que tener en cuenta que los cambios de un colaborador no se reflejan de manera instantánea en las pantallas de los demás. Puede que dos colaboradores coincidan y modifiquen el mismo dato. En este caso prevalece la modificación que se ha hecho primero. En estas ocasiones es cuando cobra sentido el uso de los comentarios.

Hay otra forma de compartir un documento, que permite compartirlo con cualquier usuario que conozca la URL del documento. Esta URL se genera usando la opción Compartir desde la ventana principal de Google Docs. En la ventana de Configuración de uso compartido. En esta ventana hay que pulsar el enlace Cambiar.

Aparece una nueva ventana en la que tienes que seleccionar la opción de visibilidad Cualquier usuario que reciba el enlace. Al pulsar en Guardar vuelve a la ventana anterior, pero ahora ya muestra el enlace.

Si marcas la casilla de verificación Permitir que cualquier persona modifique los elementos, el usuario que reciba el enlace podrá editar el documento.

Puedes copiar y pegar este enlace en un mensaje de correo electrónico y enviarlo a quien desees. Además, no necesitará tener cuenta en GMail para acceder al documento.

En cualquier momento puedes cambiar esta configuración desde el enlace Cambiar.

Publicar un documento en Google Docs es, como se dice coloquialmente, colgarlo en internet.

Cuando publicas un documento permites que ese documento sea visto por cualquier usuario de internet que tenga la dirección URL de ese documento, como si de una página web se tratase.

La diferencia de acceder al documento de este modo y acceder como lector es que el lector tiene disponibles las opciones de impresión y de guardado como uno de los formatos de archivo soportados.

La publicación del documento de esta forma se gestiona también desde el botón Compartir de la pantalla de edición del documento, seleccionado la opción Publicar/Insertar, o bien desde el enlace Compartir-Configuración de la ventana inicial de Google Docs cuando tienes un documento seleccionado, en la configuración de uso compartido.

Hay que seleccionar la opción Público en la web y pulsar el botón Guardar.

En ambos casos accedes a la pantalla para un documento no publicado (en el caso de la imagen, una presentación)

Al publicar el documento aparece una nueva ventana que te informa del enlace del documento y un código para que puedas insertar el reproductor en un blog o en una página web.

Desde esta ventana puedes especificar el tamaño del reproductor de presentaciones, si se inicia la presentación nada más cargar el reproductor o si se reinicia la presentación indefinidamente con sólo marcar la casilla de verificación correspondiente. En cualquier momento puedes volver a esta página y detener la publicación del documento con sólo pulsar el botón Detener publicación.

La principal diferencia entre publicar y el enlace para compartir es que con el enlace muestras el documento actual, mientras que al publicar publicas una versión. Y si no lo actualizas, será distinta del documento original a medida que éste vaya siendo modificado.

Una vez que has publicado un documento, al seleccionar la opción Publicar/insertar del botón Compartir vas a ver la ventana anterior en la que puedes ver las opciones del documento, el enlace, el código y el botón Detener publicación.

 

Revisiones

Lo habitual cuando creas un documento en Google Docs es que éste sea revisado y guardado muchas veces y puede llegar el momento en el que te interese recuperar una versión que tenías varios días antes de que la modificase un colaborador o que quieras echarle un vistazo.

Ésa es la utilidad de las revisiones de Google Docs. Las revisiones de un documento forman un historial de las versiones anteriores, copias antiguas del documento. En ellas aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores si es un documento compartido.

Puedes acceder a la pantalla de revisiones desde la pantalla de edición del documento en el menú desplegable Archivo>Ver Historial de revisión.

La imagen siguiente corresponde a una presentación (pero es similar a la de otros documentos)

En el historial puedes ver una relación de las revisiones que se han hecho al documento y un resumen de lo que se ha añadido o quitado.

Basta con pulsar el enlace correspondiente a la revisión que te interese para que te la muestre en pantalla. Si quieres volver a esa revisión solamente tienes que pulsar el botón Recuperar esta versión.

En los documentos compartidos puedes ver con un código de colores a los colaboradores que han realizado cambios en un documento. En este caso, se trata de un documento de texto, para ver los cambios realizados en cada una de las versiones hay que seleccionar la revisión y ésta aparece a la izquierda del historial. Para restaurar la versión tienes que hacer clic en Restaurar esta revisión.

 

Descargar, enviar por correo e imprimir

Otra opción de que dispones en Google Docs es descargar el documento a tu disco duro para editarlo después con otros programas.

Primero debes de seleccionar el formato en el que lo quieres guardar. Para ello debes de pensar que es lo que vas a hacer después con el documento y de que programas dispones para modificarlo.

Google Docs puede guardar documentos en los siguientes formatos:

Los archivos se pueden descargar a tu disco duro de las siguientes formas:

Desde la pantalla de edición. En el menú desplegable Archivo>Descargar archivo como y seleccionar desde el submenú el formato de archivo que desees.

Desde la pantalla de inicio de Google Docs. Desde aquí tienes la ventaja de que puedes descargar varios elementos al mismo tiempo. Una vez que has seleccionado los documentos que quieres descargar, pulsas el enlace Descargar en la columna de la derecha.

Seguidamente se abre una nueva ventana que te muestra los documentos que vas a descargar y te permite seleccionar el formato que deseas de una lista desplegable.

Esta ventana te permite seleccionar el tipo de archivo a descargar, para todos los elementos seleccionados o para cada uno en particular. Los archivos irán todos comprimidos en un único archivo con formato .zip que se descomprime con Winzip, Winrar y múltiples utilidades de comprensión.

Cuando pulses el botón Descargar y, dependiendo del navegador que utilices, se abrirá una ventana diciendo si quieres guardar el documento o abrirlo.

Si decides guardarlo, se abrirá una nueva ventana para que selecciones la ubicación de tu ordenador en el que desees dejar el archivo.

Si en vez de descargar el documento deseas enviarlo por correo electrónico puedes hacerlo desde la ventana de edición de documentos pulsando en el botón Compartir y seleccionando la opción que desees: enviar por correo electrónico o enviar como adjunto de correo electrónico. En el primer caso en el cuerpo del propio mensaje irá un enlace al documento, en el segundo caso el documento irá como adjunto al mensaje de correo electrónico y tendrás que seleccionar el formato del documento de entre los que es posible exportarlo.

En ambos casos aparecerá una ventana similar en la que puedes elegir los destinatarios de correo y un cuadro de texto para que escribas un mensaje.

En este caso es la ventana que permite enviar el documento como archivo adjunto y en ella puedes seleccionar en la parte superior el formato de archivo que deseas enviar, en el campo Para tienes que escribir los destinatarios de correo electrónico o elegirlos de entre tus contactos. En el asunto puedes escribir algo relacionado con el documento y en el cuerpo de mensaje puedes escribir todo lo que quieras.

Si marcas la casilla de verificación Enviarme una copia, recibirás una copia del mensaje en tu correo electrónico.

Finalmente tienes que pulsar en el botón Enviar para enviar el mensaje.

 

Imprimir un documento

Para poder imprimir un documento de Google Docs debes ser el propietario, uno de los colaboradores o por lo menos, lector. Si no estás en uno de esos casos, solamente podrás imprimir una página web.

Para poder imprimir un documento debes de estar en la pantalla de edición.

Puedes imprimir, bien pulsando el icono de la barra de herramientas o bien con la combinación de teclas Ctrl+P.

También puedes encontrar la opción Imprimir en el menú Archivo, donde también encontrarás la opción Configuración de la impresión.

Al pulsar sobre esta opción, se muestra una ventana que te permite configurar el documento para su impresión.

En esta ventana puedes encontrar las opciones típicas de impresión: Orientación del papel, tamaño del papel, márgenes, incluir los números de página o no, e incluir los comentarios del documento.

Al aceptar e imprimir, lo que hace Google Docs es crear un documento PDF con la configuración que hayas elegido (salvo que hayas optado por imprimir como página web) y es eso lo que envía al sistema operativo para su impresión. Por este motivo, se abre el programa que tengas asociado para leer los documentos PDF y desde aquí es desde donde puedes imprimir el documento.