Embedded Files
Hojas de cálculo
Introducción
Además de documentos de texto, Google Docs permite crear y trabajar con hojas de cálculo. A grandes rasgos, una hoja de cálculo se puede definir como una aplicación que permite realizar cálculos con números organizados en una cuadrícula. Es útil tanto para realizar operaciones sencillas como simples sumas hasta cálculos más complejos como préstamos hipotecarios.
Vamos a familiarizarnos con el entorno de la hoja de cálculo.
El entorno
Para crear una hoja de cálculo nueva desde la pantalla de inicio de Google Docs tienes que pulsar el botón Crear nuevo y seleccionar Hoja de cálculo.
Si ya tienes una hoja de cálculo en Google Docs, para abrirla sólo tienes que seleccionarla y hacer clic sobre el título.
Al igual que con los documentos de texto, también puedes subir una hoja de cálculo de tu equipo.
En cualquiera de los casos, se abrirá la ventana de edición de las hojas de cálculo. En la siguiente imagen puedes ver el aspecto que tienes la ventana cuando se abre una hoja de cálculo nueva.
El aspecto de la ventana es muy parecido a la de los documentos de texto. En la parte superior puedes ver el título de la hoja de cálculo que puedes cambiar haciendo clic y escribiendo el nuevo, los enlaces a secciones de Google Docs y los botones Guardar ahora y Compartir, con el mismo funcionamiento que en los documentos de texto.
Sobre un fondo azul tienes la barra de menús. Contiene tanto los menús tipo Archivo con las funciones que ya conoces, como otros propios de las hojas de cálculo que veremos más adelante.
Debajo tienes la barra de herramientas con los iconos de las funciones de uso más frecuente.
Más abajo está la barra de fórmulas en la que introducirás las formulas que quieras emplear y desde la que puedes acceder a fórmulas ya introducidas.
El área de trabajo en una hoja de cálculo está dividida en filas (con encabezados numéricos) y en columnas (con encabezados alfabéticos) Puedes tener varias hojas de cálculo relacionadas que componen un libro. En la parte inferior del área de trabajo aparece una barra que permite desplazarte entre las distintas hojas de un libro.
Columnas, filas y celdas
El aspecto del área de trabajo de una hoja de cálculo es el de una cuadrícula, parecido a una tabla. Horizontalmente está dividida en filas y para poder identificarlas están numeradas en su parte izquierda.
En la imagen de arriba, el cursor se encuentra en la fila 2.
Al mismo tiempo, la hoja está dividida verticalmente en columnas. Para su identificación, a cada columna corresponde una letra que puedes ver en el encabezado. En la imagen de arriba, el cursor se encuentra en la columna A.
Inicialmente una hoja de cálculo de Google Docs tiene 100 filas y 20 columnas pero se pueden ir añadiendo tantas como necesites.
La intersección de una fila y una columna da lugar a una celda. Las celdas se identifican por el nombre de su columna seguido del número de la fila. En el ejemplo de la imagen, el cursor se encuentra en la celda A2.
Moverse por la hoja
Cuando la hoja de cálculo ocupa más espacio que la ventana del navegador localizar una celda determinada puede convertirse en un problema.
Para desplazarte por la hoja de cálculo puedes usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal que aparecen en otras aplicaciones.
También hay una serie de atajos de teclado que pueden ayudarte a desplazarte por la hoja.
Guardar la hoja de cálculo
En Google Docs las hojas de cálculo se guardan automáticamente una vez que las has guardado la primera vez.
Cuando creas una hoja de cálculo la barra de título se muestra de esta manera:
Puedes ver que junto al logo de Google Docs aparece “Hoja de cálculo no guardada” y a la derecha el botón Guardar ahora. Cuando pulsas ese botón aparece una ventana en la que puedes nombrar tu hoja de cálculo.
Una vez que escribas el nombre de la hoja de cálculo y pulses el botón Aceptar, verás que la barra del título ha cambiado.
La hoja ya tiene un título, junto al logo de Google Docs. A la izquierda del botón Guardar la aplicación te indica cuando se ha guardado por última vez la hoja y el botón guardar ya no aparece como disponible ya que la hoja se irá guardando a medida que vayas introduciendo datos para que no pierdas nada.
No obstante, en el menú Archivo también puedes encontrar la opción Guardar que es conveniente usar para salir de la aplicación.
Al igual que ocurre en los documentos de texto, en Google Docs siempre puedes utilizar el historial de revisiones y volver a una versión más antigua de la hoja.
Los datos de una hoja de cálculo pueden estar distribuidos en varias hojas, formando una nueva entidad que en otras aplicaciones se denomina libro.
De la misma manera que puedes añadir filas y columnas a medida que las vas necesitando, también puedes añadir hojas haciendo clic en el icono + en la parte inferior de la ventana.
Cada hoja se muestra como un documento independiente en el que puedes tener otros datos. Esto resulta muy interesante cuando quieres tener distintos tipos de datos en un sólo documento. Por ejemplo puedes tener varias hojas en las que guardas los datos de una clase. En una puedes tener los datos de las distintas evaluaciones, en otra los datos de asistencia, etc.
Cuando tienes varias hojas, en la parte inferior puedes ver distintos enlaces para acceder a cada una de ellas.
También puedes utilizar atajos de teclado:
Ctrl+ Av Pag
Ctrl+ RePag
Hoja de datos siguiente
Hoja de datos anterior
Cuando pulsas sobre la hoja que está activa aparece un menú con distintas opciones para la hoja.
Trabajar con celdas: El contenido
El contenido de las celdas es la información, los datos que conforman la hoja de cálculo. Estos datos pueden ser de dos tipos:
Valores constantes, datos que introducimos directamente y que no cambian a menos que los modifiquemos directamente. Pueden ser números, fecha/hora o texto.
Fórmulas o secuencias formadas por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Con los datos de las hojas de cálculo se pueden realizar diversas operaciones aritméticas o lógicas. Todas las fórmulas comienzan con el signo =
Para introducir datos en la hoja de cálculo solamente tienes que hacer clic sobre la celda y escribir lo que desees. Si previamente has copiado algo, puedes pegarlo directamente en la celda.
Una vez que has introducido algo en una celda puedes hacer dos cosas:
Aceptar los cambios y validar: pulsando la tecla Intro, los cambios quedan reflejados en la celda y el cursor pasa a la celda de debajo. También se pueden usar las flechas para aceptar los cambios y pasar a editar la celda correspondiente al sentido de la flecha. Esto último sólo es válido si estás introduciendo valores constantes (no sirve si estás escribiendo una fórmula)
Cancelar los cambios: si los cambios que has introducido no te interesan, pulsa la tecla Esc y puedes salir de la celda sin que se guarden los cambios.
Si introduces una fórmula en una celda, o seleccionas una celda que contiene una fórmula, se muestra el resultado en la celda pero en la parte inferior de la pantalla puedes ver el contenido real de la celda.
La fórmula también se muestra en la barra de fórmulas, en la que puedes editar la fórmula haciendo clic en su interior.
A la derecha de la barra de fórmulas hay un botón con la leyenda “Mostrar todas las fórmulas” y al hacer clic en él las celdas muestran la fórmula en lugar de mostrar el resultado de la operación.
Los datos de las celdas se pueden modificar al mismo tiempo que los introduces o después de la introducción.
Si has cometido un error al introducir los datos y aún no los has validado, puedes utilizar la tecla retroceso (Back Space) para borrar los últimos caracteres escritos. Ten en cuenta que no se puede utilizar la flecha a la izquierda ya que esta acción valida los datos y pasa a la celda de la izquierda.
Si quieres modificar una celda que ya contiene datos puedes hacer tres cosas:
Si solamente quieres sustituir un dato por otro, p.e. un 3 por un 4, haces clic en la celda y sustituyes el dato. El dato nuevo suplirá al antiguo.
Si quieres editar el contenido de una celda, p.e. para corregir una fórmula o un texto, tienes que entrar a la celda en modo edición. Esto lo puedes hacer bien haciendo doble clic sobre la celda o seleccionando la celda y pulsando la tecla ENTER. A partir de ahí puedes editar el contenido incluso usando las flechas para moverte por los caracteres. Al finalizar pulsa ENTER para aceptar los cambios.
Tras seleccionar la celda, puedes usar la barra de fórmulas.
Puede ocurrir que al introducir una fórmula o una función y validar los datos se produzca un error. Por ejemplo que intentes dividir por cero, que la función esté mal escrita, que intentes sumar un texto y un número, etc. En ese caso cuando valides los datos el contenido de la celda se cambiará a un mensaje de error parecido a éste:
Verás que aparece una esquina de la celda en color rojo y pasando el puntero por encima aparece un cuadro de texto que te informa del tipo de error.
Los errores más frecuentes son:
Trabajar con celdas: Formatos
Para realizar determinadas operaciones sobre las celdas, como borrarlas o aplicar formato, antes tienes que seleccionarlas. Las celdas seleccionadas se muestran de color azul.
Puedes seleccionar tanto una celda aislada, como un rango de celdas. Un rango es un conjunto de celdas adyacentes. Se define con el nombre de la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos seguidos del nombre de la celda de la esquina inferior derecha. En la versión actual de Google Docs, éste se refiere a los rangos de celdas como intervalos, así que es posible que lo veas escrito de ese modo.
Para seleccionar una celda basta con hacer clic sobre ella.
Para seleccionar un rango de celdas, o un intervalo, puedes hacer clic sobre una celda y manteniendo el botón del ratón pulsado, arrastrar. A medida que avances verás que las celdas van quedando seleccionadas. Cuando aparezcan seleccionadas las que te interesan, sueltas el botón.
Otra opción más rápida es hacer clic en una de las celdas que conformarán la esquina del rango y hacer Mayúsculas + clic en la celda que quieres que sea la otra esquina del rango.
También se puede seleccionar celdas utilizando el teclado desplazando el cursor con las flechas de dirección mientras mantienes pulsada la tecla Mayúsculas, haciendo que el rango seleccionado aumente o disminuya.
Si el rango que quieres seleccionar se corresponde con una fila o con una columna, basta con que hagas clic sobre el encabezado. Si haces Mayúsculas + clic sobre otro encabezado seleccionas todas las filas o columnas que haya entre las dos. Solamente puedes seleccionar filas o columnas al mismo tiempo. No se pueden seleccionar a la vez filas y columnas.
Si quieres seleccionar toda la hoja, basta con hacer clic en la esquina superior izquierda, donde se juntan los encabezados de filas y columnas.
En cualquier momento puedes ampliar o reducir el número de celdas seleccionadas en un rango. Si haces Mayúsculas + clic en el lugar en el que quieres que termine la selección, el rango cambiará.
Antes de comenzar a copiar y mover celdas, vamos a conocer mejor como se denominan las celdas y cómo hay que indicar el nombre de una celda en concreto.
Hasta ahora has visto que para sumar el contenido de las celdas A3 y A4 en la celda A5, basta con que te sitúes en la celda A5 y escribas =A3+A5.
Esto es lo que se denomina una referencia relativa a una determinada celda. Si ahora cortas y pegas el contenido de la celda A4 a la celda B4 la fórmula cambiará porque es relativa a la posición de la celda y será =A3+B4.
Si lo quieres es sumar concretamente los contenidos de esas dos celdas y que si las copias o las mueves la celda del resultado muestre siempre la suma de esas dos celdas, debes de utilizar una referencia absoluta. Para ello tienes que escribir el símbolo $ delante del identificativo de la celda y y del de la columna. En el ejemplo, la fórmula quedaría así: =$A$3+$A$5 y seguirá así aunque copies las celdas a otros lugares.
En Google Docs es posible combinar referencias relativas y referencias absolutas formando así una referencia mixta. Esto se consigue dejando como absoluta sólo la referencia a la columna o a la fila. Esto lo entenderás mucho mejor cuando comiences a copiar y pegar celdas más adelante.
Si quieres hacer referencia a una celda de otra hoja o a un rango de otra hoja debes de escribir entre comillas simples (si contiene espacios) el nombre de la hoja seguido de signo de exclamación y la referencia de la celda o rango, por ejemplo ‘Hoja 2’!A1.
Copiar celdas
Copiar el contenido de una celda o de un rango de celdas a una celda adyacente o a un rango adyacente es muy sencillo. Basta con seleccionar la celda o el rango y hacer clic en la esquina inferior derecha, en la que aparece un cuadradito, en ese momento el cursor cambia a una cruz. Seguidamente arrastra el cursor mientras ves una línea discontinua en el área que se rellenará con el contenido de las celdas. Cuando tengas el área deseada, suelta el botón del ratón.
El resultado obtenido depende del contenido de las celdas. Si contenían valores constantes, se copia el valor. Si se sigue una secuencia, por ejemplo las dos primeras celdas contienen 1 y 2, y seleccionas ambas celdas, se continúa la secuencia. (Para que esto funcione hay que seleccionar al menos dos celdas y copiarlas siguiendo la misma fila o columna) Si contienen fórmulas dependerá si las referencias a las celdas son absolutas o relativas.
Si lo que quieres es copiar una celda o rango de celdas a otra posición del documento puedes hacerlo utilizando el portapapeles. Selecciona el rango de celdas a copiar y desde el menú Editar>Copiar o con la combinación de teclas Ctrl+C las copias al portapapeles. Después te sitúas en la celda que corresponda con la esquina superior del rango a copiar y pulsa Ctrl+V o el menú Editar>Pegar.
De este modo se copian tanto el contenido (Valores, fórmulas) como el formato (color de texto, bordes, alineación, etc).
Si utilizas el menú Editar, puedes seleccionar las opciones Pegar solo el formato, o Pegar sólo los valores. La primera opción deja las celdas vacías pero con el formato de las de origen. La segunda opción pega el contenido de las celdas de origen pero sin el formato.
Hay que tener cuidado con las celdas de destino, ya que si éstas contienen datos, éstos se borrarán.
Mover Celdas
Puedes mover una celda o un rango de celdas a otra posición de la hoja de igual manera que hemos visto para copiar.
Utilizando el ratón tienes que seleccionar las celdas que quieras mover y situar el ratón sobre el marco que rodea las celdas. Cuando el ratón toma forma de mano, tienes que arrastrar hasta el lugar en el que quieres situar la selección.
Si quieres mover una fila completa, tienes que arrastrar desde el encabezado de la celda hasta la nueva posición.
También puedes utilizar el portapapeles igual que hemos visto para copiar sólo que en esta ocasión tendrás que utilizar el comando Cortar (Ctrl+X)
También tienes que tener en cuenta que al mover celdas, si las celdas de destino contienen datos, éstos serán sustituidos por los nuevos datos.
Borrar celdas
Borrar una celda es borrar su contenido dejando la celda vacía.
Para borrar una celda o un rango tienes que seleccionar la celda o rango usando cualquiera de los métodos de selección de celdas, rangos, columnas o filas completas. Seguidamente, los más cómodo es pulsar la tecla Supr (Del). También se puede utilizar el menú Editar>Borrar selección.
Cuando se borra una fila o una columna completa, no dejas la fila o la columna en blanco, sino que todo el contenido de la hoja se desplaza. Por ejemplo, si borras la columna B todo el contenido de la columna C se desplaza a la B, el de la D a la C, etc.
Otro sistema para borra completamente una fila o una columna completa es mediante el menú editar. Primero tienes que seleccionar una celda dentro de la columna o fila que quieres borrar y con el menú Editar, seleccionar la opción Eliminar Fila N o Eliminar Columna X.
Formato de celdas
Si ya has utilizado alguna hoja de cálculo que contenga muchos datos, habrás visto que se hace bastante difícil de leer y que la información relevante se pierde entre otra que no lo es tanto.
Google Docs permite utilizar formatos en la hoja de cálculo tanto para hacerla más agradable a la vista, como para resaltar la información que consideres más interesante.
A una celda o rango de celdas se le pueden aplicar los formatos de estilo y fuente habituales en los procesadores de texto. Para aplicar esos formatos primero tienes que seleccionar las celdas o rango de celdas y después pulsar sobre el icono correspondiente de la barra de formatos. Si el formato que deseas utilizar no está en la barra, puede usar el menú Formato.
Como puedes ver, desde la barra de herramientas tienes acceso directamente a los comandos:
Negrita, pone o quita un texto en negrita.
Selecciona el tamaño de texto de una celda.
Para poner un texto tachado.
Cambia el color de la fuente utilizada. Desde el icono de flecha hacia abajo se abre un desplegable en el que puedes seleccionar los colores.
Cambia el color de fondo de la celda. Desde el icono de flecha hacia abajo se despliega la paleta de colores.
Permite seleccionar diferentes formatos para los datos de la celda.
Desde el icono de flecha hacia abajo permite seleccionar la alineación horizontal del contenido de la celda. También se puede seleccionar la alineación vertical del contenido de la celda.
Se puede añadir un borde a una celda o rango de celdas. Hay que seleccionar la celda o rango de celdas y seleccionar la opción deseada haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo.
Desde el menú Formato tienes acceso a opciones que no están en la barra de herramientas.
Además de las opciones de Cursiva y Subrayado (que no aparecen en la barra) tienes la opción Formato condicional que permite configurar un rango de celdas para que el formato cambie en función del contenido, por ejemplo, que se muestren en rojo los números menores de 5.
También desde este menú puedes quitar todos los formatos de la celda con la opción Borrar formato.
Desde la opción Número de este menú puedes seleccionar los diferentes formatos numéricos que te ofrece Google Docs.
Estos formatos afectan solamente a la forma en la que se muestran los datos, no a su valor.
La opción Otras monedas presenta un desplegable con una lista de monedas del mundo y la opción Más formatos presenta los formatos de fecha y hora, meses con nombre, fecha corta, etc.
El formato Texto normal permite utilizar valores numéricos como si fueran texto y utilizar con ellos funciones de texto.
Cuando abres una nueva hoja de cálculo puedes ver que todas las celdas son iguales: todas las filas tienen el mismo alto y todas las columnas el mismo ancho. Ambas magnitudes pueden ser modificadas fácilmente con el cursor. Basta con hacer clic entre el encabezado de una fila y la siguiente el cursor toma la forma de doble flecha. Estirando hacia abajo aumentas el ancho de fila y hacia arriba lo disminuyes. El alto de fila también aumenta automáticamente cuando utilizas un tamaño de fuente superior al alto estándar. Esto se produce cuando la función Ajustar texto
en la barra de herramientas está seleccionada. (Aparece sombreada en gris)
Del mismo modo se puede aumentar el ancho de una columna.
En ocasiones necesitarás que una celda sea más ancha, pero solamente esa celda, no toda la columna. Por ejemplo para insertar el título de la hoja. No se puede ensanchar una celda solamente, pero se pueden combinar varias celdas adyacentes de la misma fila para tener una celda mayor. Para hacerlo tienes que seleccionar el rango de celdas que quieras utilizar y pulsar el icono Combinar
de la barra de herramientas.
Tienes que tener en cuenta que los contenidos no se combinan y sólo permanece el contenido de la celda situada más a la izquierda. Para referirse a una celda combinada se utiliza la primera columna que forma la celda combinada.
Si con la celda seleccionada, vuelves a pulsar el botón Combinar, las celdas se separan en las originales.
Habrás observado que cuando abres una nueva hoja de cálculo, entre las filas 1 y 2 aparece una línea gris más gruesa que el resto. Si haces clic en Ctrl + flecha hacia abajo para ir a la última fila del documento verás que ya no aparece la fila 2, pero la fila 1 se sigue mostrando.
Esto se debe a que, por defecto, la primera fila está inmovilizada, lo que hace que se pueda utilizar para encabezados y que por muchas filas que tengas en la hoja siempre sepas que tipo de datos estás viendo. En la práctica, puedes decidir cuantas filas quieres que aparezcan inmovilizadas. Puedes elegir entre 10 y ninguna. Para ello tienes que ir al menú Ver y seleccionar la opción Inmovilizar filas. En el submenú que aparece puedes elegir la opción que más te interese. Esta operación también puede hacerse directamente con el ratón. Coloca el puntero del ratón en el encabezado de la fila inmovilizada y arrástralo hacia abajo hasta tener seleccionadas todas las filas que quieres inmovilizar. Del mismo modo se puede reducir el número de filas seleccionadas.
De la misma manera puedes inmovilizar hasta cinco columnas que se mostrarán siempre a la izquierda de la hoja aunque te desplaces hasta la última columna. El procedimiento es el mismo que para las filas: menú Ver>Inmovilizar columnas y seleccionar las columnas a inmovilizar del submenú.
Ordenar celdas
Los datos de una hoja de cálculo se pueden reorganizar ordenándolos por columnas. Por ejemplo, puedes tener una hoja de cálculo con los alumnos de la clase y las calificaciones. En una columna podrías tener los apellidos de los alumnos, en otra el nombre y en otras las diferentes calificaciones obtenidas por los alumnos en cada prueba. Podrías reorganizar los datos ordenándolos alfabéticamente, o por la columna de resultados de determinada actividad.
Puedes ordenar toda la hoja por una columna de dos maneras diferentes:
Desde el menú Datos>Ordenar hoja por columna…
Desde el menú contextual que se obtiene haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado de una columna.
En la imagen de la izquierda puedes ver el menú Datos y en la imagen de la derecha el menú contextual que se obtiene haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado de una columna.
Cuando se ordena por una columna Google Docs no tiene en cuenta las celdas vacías, por lo que si entre los datos hay alguna celda vacía, ésta se colocará siempre al final. Por esa razón, si quieres ordenar valores numéricos positivos y quieres que las celdas vacías las tome como el valor mínimo, tendrás que introducir el valor 0 en esas celdas.
Insertar filas y columnas
En cualquier momento es posible que necesites insertar filas o columnas en la hoja, tanto porque necesites espacio para insertar más datos, como si quieres insertar una nueva fila o columna entre dos que ya contienen datos.
Para insertar una fila o columna a partir de una celda seleccionada tienes que ir al menú Insertar y seleccionar la opción que te interese.
Si lo que quieres es añadir una cantidad de filas o columnas al documento hay un método más sencillo. Al final del encabezado de las filas, al final de la hoja hay un control para añadir filas. Basta con que en la caja de texto escribas el número de filas que quieres y pulses el botón Añadir.
Funciones
Aunque presentar los datos de forma adecuada es importante, lo realmente interesante de una hoja de cálculo es lo que se puede hacer con ella. Y en este punto es donde cobran importancia las funciones.
Una función es una fórmula predefinida por Google Docs que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparece directamente en una celda o que es utilizado para calcular la fórmula que contiene.
La sintaxis de una función es:
nombre_función (argumento1;argumento2;…argumentoN)
Las funciones siguen siempre las siguientes reglas:
En una fórmula puedes utilizar una función igual que un valor o una referencia, por lo que si va al comienzo de una fórmula debe de comenzar con el signo =
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se pueden dejar espacios en blanco antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben separarse por punto y coma (;)
Por ejemplo, una función sería =SUMA(A1:B8). Esto traducido a lenguaje humano sería: tenemos una función, SUMA(), que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador : identifica un rango de celdas, es decir A1:B8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la B8. Así la función anterior equivale a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8
En este ejemplo puedes apreciar la ventaja de utilizar la función. Además, las formulas pueden contener más de una función y pueden aparecer funciones anidadas dentro de una fórmula.
Hay muchas funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de información, de búsqueda, etc. En un apéndice puedes encontrar todas las funciones que vienen predefinidas en Google Docs y que puedes combinar según tus necesidades.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera, tal y como se introduce cualquier texto.
Introducir funciones en una fórmula
Como te explicaba en el apartado anterior, una fórmula debe comenzar siempre por el signo =. Dentro de la fórmula se coloca la función igual que un valor o una referencia a una celda. Al comenzar a introducir texto después del signo = Google Docs interpreta que quieres insertar una función, por lo que te irá mostrando una lista con las funciones que comienzan por las letras introducidas, que se irá acortando a medida que introduzcas más caracteres.
En cualquier momento puedes seleccionar la función que necesites si aparece en la lista. Esto resulta muy útil ya que no necesitas recordar el nombre exacto de la función que quieres utilizar. Además se muestran los argumentos necesarios para cada función.
También puedes insertar una función desde el menú Insertar>Fórmulas y desde el icono Fórmulas de la barra de herramientas. Pulsando el icono aparece un menú con las operaciones más habituales y desde la opción Más funciones se despliega un listado completo.
Desde el menú Insertar>fórmulas, se abre la ventana Insertar una función en la que puedes seleccionar en la columna de la izquierda la categoría de función que buscas. En la columna de la derecha aparecen listadas todas las funciones de la categoría y en la parte de abajo puedes ver los argumentos que necesita la función. Si pulsa el vínculo Más… aparece la ayuda de Google Docs, donde puedes encontrar información de cada función.
Google Docs permite que en una función tengamos como argumento expresiones como, por ejemplo, la suma de dos celdas. El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, imagina la siguiente función: =SUMA((A1+A3);(A2-A5)). Google Docs calculará primero el valor de las expresiones, la suma de las celdas A1 y A3 y la diferencia entre las celdas A2 y A5, para, finalmente, sumar ambos resultados.
Google Docs también permite que una función se convierta en argumento de otra función, por lo que en una sola celda se pueden realizar operaciones muy complejas. Por ejemplo, la función =MAX(SUMA(A1:A4);B3) combina la función suma y el valor máximo. Primero realizará la suma del rango de celdas A1:A4 por estar dentro de otra función y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Gráficos
Anteriormente hemos visto que dar formato a la hoja de cálculo facilita la comprensión e interpretación de su contenido. Otra herramienta muy útil para transmitir la información de una hoja de cálculo de un modo muy simple es un utilizando un gráfico. Un gráfico es la representación gráfica de una o varias series de datos. Puedes encontrar gráficos de tipos muy diversos: barras, porciones, líneas, puntos, etc.
Los gráficos representan valores numéricos y cambiarán cuando éstos cambien.
Antes de crear un gráfico tienes que introducir los datos en la hoja de cálculo. Si quieres utilizar una columna como encabezado de filas la situarás a la izquierda, y si quieres utilizar una fila como encabezado de columnas la situarás encima.
Cada fila o columna, según como la agrupemos, representa una serie de datos.
Con el rango seleccionado, por comodidad porque podríamos seleccionarlo después, tienes que desplegar el menú Insertar y seleccionar la opción Gráfico.
Así accedes a la ventana Crear gráfico que está dividida en cuatro secciones.
Lo primero que tienes que elegir es el tipo de gráfico que quieres. Google Docs te propone algunos tipo pero pulsando en el enlace Más, o en la pestaña Gráficos, tienes acceso al resto de los tipos de gráficos. La elección del tipo de gráfico es muy importante y está íntimamente relacionada con la información que quieres mostrar. Si quieres comparar varias series, los gráficos de barras o de líneas son los más adecuados. Pero si quieres mostrar el reparto o la distribución de una serie de datos, los gráficos de porciones son más ilustrativos.
En la parte superior se muestra el rango de datos que conforman el gráfico y la información relacionada con los encabezados. En el ejemplo, como ya estaba seleccionado el rango de datos y las columnas y filas perfectamente identificadas, Google Docs las ha tomado como la leyenda del gráfico. En cualquier momento puedes cambiar esta selección.
Además de las etiquetas de cada fila y columna, puedes añadir otras etiquetas al gráfico desde la pestaña personalizar: Título del gráfico (añadirá lo que escribas en este cuadro como título del gráfico), Eje horizontal/vertical (indicará el tipo de datos que contiene ese eje)
Cuando tengas el gráfico a tu gusto tienes que pulsa en Guardar gráfico para generarlo. El gráfico por defecto se coloca en la misma hoja de los datos. Si lo seleccionas, puedes moverlo al lugar que quieras.
Un gráfico puede ser modificado en cualquier momento. Si haces doble clic sobre él aparece un menú llamado Gráfico.
Si pasas el cursor por encima del gráfico, verás que el puntero a veces toma la forma de mano. Manteniendo pulsado el botón del ratón puedes mover el gráfico al lugar de la hoja que quieras.
En el menú desplegable aparecen una serie de opciones bastante claras: modificar gráfico te lleva a la ventana anterior; Eliminar gráfico borra el gráfico de la hoja activa; guardar imagen permite guardar el gráfico en formato .png para utilizarlo en otro documento descargándola en tu ordenador; publicar gráfico abre una ventana que te ofrece una etiqueta html IMG que te permite publicar el gráfico en una página web, con la ventaja de que cada vez que actualices los datos del gráfico, éste se actualiza en la web en la que se encuentre.
La diferencia entre guardar imagen y publicar grafico es que la imagen es estática mientras que la publicación en web reflejará los cambios que hagas en el gráfico. Para que el gráfico se vea es necesario compartir también el documento.
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